سیستم کنفرانس یا میکروفون کنفرانس مجموعه کاملی از تجهیزات صوتی است برای کمک به برقراری ارتباط راحت شرکت‌کنندگان در یک جلسه، به‌طوری‌که هر کسی که در اتاق کنفرانس حضور دارد بتواند با کیفیت مطلوب «بشنود» و «صحبت» کند. مهم‌ترین بخش در یک سیستم کنفرانس، میکروفون است، بنابراین اکثراً سیستم کنفرانس را «سیستم میکروفون کنفرانس» نیز می‌نامند.
همه جلسات نیاز به سیستم کنفرانس ندارند. تصور کنید که در جلسه‌ای با بیش از 10 نفر شرکت‌کننده، که در دور یک میز کنفرانس بزرگ برای گفتگو در مورد یک موضوع نشسته باشید، همچنین، نزدیک به 100 مخاطب عمومی برای شنیدن نظرات در جلسه حاضر هستند. در این حالت، استفاده از تنها یک میکروفون بی سیم برای ارتباط بین 10 شرکت‌کننده غیرمنطقی است. این نوع سالن جلسات، جایی است که سیستم میکروفون کنفرانس نیاز دارد.
معمولاً قیمت سیستم کنفرانس‌های بی سیم، بیشتر از سیستم کنفرانس با سیم است.
سیستم کنفرانس مانند هر سیستم دیگری از تجهیزات متعددی تشکیل شده است. شناخت این اجزا در استفاده بهتر از سیستم کنفرانس مؤثر خواهد بود. از جمله تجهیزاتی جانبی سیستم کنفرانس می‌توان به موارد ذیل اشاره کرد.
اینجا است که شرکت‌های تجهیز‌کننده سالن‌های کنفرانس با تخصصی که در حوزه راه‌اندازی و نصب سیستم‌های کنفرانس دارند وارد عمل شده و می‌توانند بهترین سالن کنفرانس با بهینه‌ترین هزینه را برای شما طراحی و اجرا کنند. سعی کنید با شرکت‌هایی که نمایندگی فروش برندهای معتبر سیستم کنفرانس هستند همکاری کنید چراکه سیستم کنفرانس باید همواره آماده به کار بوده و نقص در کوچک‌ترین بخش‌های آن نیز می‌تواند تمام سیستم را با اختلال همراه سازد از این رو همکاری با شرکتی که در زمینه خدمات پس از فروش توانمند است می‌تواند در کاهش دغدغه‌هایی که در زمان استفاده با آنها مواجه هستید، امنیت خاطر شما را فراهم کند.
کنفراس ویدئویی یا همان ویدئو کنفرانس ارتباط زنده، از راه دور و در لحظه ی میان صوت و تصویر است. ویدئو کنفرانس بهترین انتخاب برای برگزاری جلسات است، چراکه در آن همه مزایا حفظ شده و کلیه معایب از بین می‌رود. با شیوع ویروس واگیر دار کرونا، کلیه جلسات با اهمیت جهانی نیز ازطریق ویدئو کنفرانس برگزار میشوند.
از ویدئو کنفرانس برای مقاصد مختلف آموزشی، اداری و تجاری می‌توان استفاده کرد. برگزاری جلسات ویدئویی، مشاوره‌های پزشکی و تجاری، برگزاری دوره‌های آموزشی، برگزاری کنفرانس‌های داخلی و بین‌المللی و... تنها بخش کوچکی از کاربردهای سیستم ویدئو کنفرانس را تشکیل می‌دهند.
در کنار این دو نوع ویدئو کنفرانس، زیرساخت‌های ویدئو کنفرانس قرار دارند که در واقع می‌توان گفت ترکیبی از ویدئو کنفرانس‌های نرم‌افزاری و ویدئو کنفرانس‌های سخت‌افزاری هستند.
بعد از اجزای تشکیل‌دهنده ویدئو کنفرانس های سخت‌افزاری سراغ قابلیت های دستگاه‌های مختلف می رویم که هر دستگاه براساس برند آن دارای امکانات مختلفی است.
تمامی وب کم های حرفه ای با بیشتر راه کارهای نرم‌افزاری، چه به صورت کلاد و چه به صورت لوکال یا وب بیس سازگاری دارند، نرم افزارهای نظیر Zoom، Skype for Business، Cisco WebEx، WebRTC ، TrueConf، Adobe Connect. فقط کافی است وب کم حرفه ای خود را با استفاده از کابل USB به کامپیوتری که نرم افزار ارتباط تصویری شما در حال اجرا است وصل کرده و جلسات خود را با بهترین کیفیت برگزار کنید.
تمامی موارد فوق در قیمت وب کم حرفه ای اتاق کنفرانس تأثیر گذار است.
تجهیز اتاق کنفرانس یک موضوع مهم و حیاتی برای هر سازمان یا شرکتی است که نیاز به برگزاری جلسات و مذاکرات گروهی دارد.
اتاق کنفرانس باید به گونه‌ای تجهیز شود که بتوان جلسات را به صورت موثر و بهینه برگزار کرد. تجهیزات اصلی اتاق کنفرانس شامل صفحه نمایش بزرگ، ویدئو پروژکتور، دستگاه‌های صوتی، میکروفون‌ها و تجهیزات نورپردازی مناسب میشوند. از اهمیت دستگاه‌های تصویری و صوتی به‌عنوان ابزارهای ارتباطی برای نمایش ارائه‌ها، نمودارها و فیلم‌های آموزشی استفاده می‌شود.
به طور کلی می توان گفت، تجهیز اتاق کنفرانس به دقت برنامه‌ریزی و انتخاب اجزاء با کیفیت نیاز دارد تا این فضا به عنوان یک محل مناسب برای برگزاری جلسات، مذاکرات و همایش‌ها عمل کند و به بهبود کیفیت کار و ارتقاء همکاری‌ها کمک کند.
آشنایی با 6 مورد از مزایای تجهیز اتاق کنفرانس
تجهیز اتاق کنفرانس یکی از مهم‌ترین و تأثیرگذارترین موارد برای بهبود فعالیت‌های سازمان‌ها و شرکت‌ها محسوب می‌شود. اتاق کنفرانس، فضایی است که جلسات مهم، مذاکرات، آموزش‌ها و نشست‌های گروهی برگزار میشوند و به‌عنوان یک قلب ارتباطی و تصمیم‌گیری در محیط کاری عمل می‌کند. به‌همین دلیل، تجهیز این فضا به نحوی که نیازهای کاربران را برطرف کند و تجربه کاربری مثبتی را به ارمغان بیاورد، بسیار حائز اهمیت است.
به‌طور خلاصه باید بیان کرد، تجهیز سالن کنفرانس باعث افزایش بهره‌وری، کاهش هزینه‌ها و بهبود ارتباطات داخلی می‌شود. با توجه به تکنولوژی‌ها و نیازهای روزافزون سازمان‌ها، انتخاب تجهیزات مطلوب و مدیریت مناسب این فضا، از اهمیت بسیاری برخوردار است و باعث تسهیل فرآیند تصمیم‌گیری و همکاری‌ها در محیط کاری خواهد شد. در ادامه با 6 مورد از مزایای تجهیز اتاق کنفرانس آشنا خواهید شد:
1 ) صرفه جویی در وقت از مزایای تجهیز سالن کنفرانس
صرفه جویی در وقت از مزایای تجهیز اتاق کنفرانس به‌شمار می‌آید. اتاق کنفرانس به عنوان مرکزی برای برگزاری جلسات و نشست‌های گروهی در سازمان‌ها و شرکت‌ها عمل می‌کند و اجتناب ناپذیر است که به آن به شکل کارآمد و پیشرفته‌ای نگاه نشود.
یکی از بزرگ‌ترین مزایای تجهیز اتاق کنفرانس، افزایش بهره‌وری در اجتماعات و جلسات گروهی است. امکاناتی مانند دستگاه‌های ویدئو کنفرانس، صفحه نمایش بزرگ و دستگاه‌های صوتی پیشرفته، ارتباط بهتر و مؤثرتری را ممکن می‌سازند. این امکانات اجازه می‌دهند تا افراد از راحتی محیط کنفرانس، به صورت مستقیم با همکاران در دیگر نقاط جهان ارتباط برقرار کنند، نتایج کار را به‌سرعت به اشتراک بگذارند.
به‌طور کلی، صرفه‌جویی در وقت با تجهیز اتاق کنفرانس منجر به بهبود ارتباطات داخلی و برون‌سازمانی، کاهش هزینه‌ها، افزایش بهره‌وری و تسهیل فرآیند تصمیم‌گیری و همکاری‌ها می‌شود. از این‌رو، سرمایه‌گذاری در بهبود تجهیزات اتاق کنفرانس برای هر سازمانی به‌عنوان یک اقدام استراتژیک برنامه‌ریزی می‌شود.
2 ) افزایش بهره وری و بهبود کیفیت در سالن کنفرانس
6 مورد از مزایای تجهیز اتاق کنفرانس بدون شک افزایش بهره وری و بهبود کیفیت است. تجهیزات سالن کنفرانس باعث افزایش بهره‌وری و بهبود کیفیت فعالیت‌ها در سازمان‌ها و شرکت‌ها می‌شود. این اتاق به عنوان یک مرکز تصمیم‌گیری و ارتباطات گروهی، نقش بسیار مهمی در بهبود کارایی و اثربخشی فرآیندها و فعالیت‌های کسب و کار دارد. در ادامه به برخی از مزایای افزایش بهره‌وری و بهبود کیفیت از تجهیز اتاق کنفرانس اشاره خواهیم کرد:
ارتقاء ارتباطات: تجهیزات ویدئو کنفرانس و دستگاه‌های صوتی پیشرفته باعث بهبود ارتباطات بین افراد در داخل و بین شعبه‌ها و دفاتر شرکت میشوند. این امکان، افراد را قادر می‌سازد که از راحتی اتاق کنفرانس به صورت همزمان با همکاران در نقاط دیگر به ارتباط بپردازند و تصمیم‌گیری‌ها را با دقت و سرعت بیشتری انجام دهند.
کاهش هزینه‌ها: استفاده از اتاق کنفرانس باعث کاهش هزینه‌های مرتبط با سفر و اقامت در جلسات حضوری می‌شود. با امکان برگزاری جلسات آنلاین و ویدئوک نفرانس، نیاز به حضور فیزیکی در مکان‌های مختلف کاهش می‌یابد و این منجر به صرفه‌جویی در هزینه‌ها و زمان می‌شود.
افزایش بهره‌وری زمانی: تجهیز اتاق کنفرانس با تکنولوژی‌های مدرن و ابزارهای هوشمند، زمان مورد نیاز برای تصمیم‌گیری‌ها و حل مسائل را کاهش می‌دهد. امکانات مانند تقسیم صفحه نمایش، اشتراک گذاری محتوا و ضبط جلسات، به افراد این امکان را می‌دهد تا به صورت همزمان و هماهنگ‌تر به موضوعات مورد بحث و بررسی بپردازند.
افزایش همکاری و تعامل: اتاق کنفرانس با تجهیزات مناسب باعث افزایش همکاری و تعامل میان اعضای تیم و گروه‌های کاری می‌شود. امکان ارائه ارائه‌ها و نمایش گرافیک‌ها و اطلاعات مرتبط، تفاوت بین فهم مسائل را کاهش می‌دهد و همچنین افراد را به‌صورت فعال‌تر در بحث‌ها و تصمیم‌گیری‌ها شرکت می‌کند.
3 ) صرفه جویی در هزینه ها از مزایای تجهیز سالن کنفرانس
تجهیز اتاق کنفرانس باعث صرفه‌جویی در هزینه‌ها می‌شود. این اتاق با امکانات مدرن و تکنولوژی‌های پیشرفته، هزینه‌های مرتبط با جلسات حضوری و سفرها را به حداقل می‌رساند. امکان برگزاری جلسات آنلاین و ویدئو کنفرانس باعث کاهش هزینه‌های مرتبط با اقامت، مسافرت و اجاره اتاق‌های کنفرانس می‌شود.
همچنین، انتقال محتوا و اطلاعات به‌صورت آنلاین و اشتراک گذاری فایل‌ها در اتاق کنفرانس، هزینه‌های چاپ و ارسال سند‌ها را نیز کاهش می‌دهد. با این تجهیزات هوشمند، می‌توان به صرفه‌جویی در مصرف انرژی و هزینه‌های مرتبط با نورپردازی و تهویه مطبوع نیز دست یافت. به‌طور خلاصه، تجهیز اتاق کنفرانس باعث بهبود کارایی و همچنین کاهش هزینه‌ها در سازمان‌ها و شرکت‌ها می‌شود.
تجهیز سالن اتاق کنفرانس به‌طور موثر، عملکرد سازمان‌ها و تیم‌ها را به‌صورت چشمگیری ارتقاء می‌بخشد. این عمل از جمله راهکارهایی است که بهبود کارایی، افزایش همکاری و افزایش بهره‌وری را در محیط کاری به همراه دارد.
اولین مزیت تجهیز سالن اتاق کنفرانس، تسهیل ارتباطات داخلی و برون‌سازمانی است. امکانات مانند ویدئو کنفرانس، دستگاه‌های صوتی و ارتباط اینترنتی پیشرفته، اعضای تیم را قادر می‌سازند تا به سرعت با همکاران در سراسر جهان ارتباط برقرار کنند و اطلاعات را به‌سرعت منتقل کنند.
با افزودن تکنولوژی‌های مدرن به سالن اتاق کنفرانس، فرصت برگزاری جلسات آنلاین فراهم می‌شود. این امکان به تیم‌ها اجازه می‌دهد که بدون هزینه‌های مسافرت و اقامت، به صورت همزمان از هر نقطه‌ای جلسات را برگزار کنند و برنامه‌ها را بهبود دهند.
با تجهیز سالن اتاق کنفرانس با ابزارهای هوشمند، فرآیند تصمیم‌گیری را سریع‌تر و دقیق‌تر می‌کند. امکان اشتراک‌گذاری فایل‌ها، محتواها و داده‌ها باعث می‌شود تصمیم‌گیری‌ها بر اساس اطلاعات کامل‌تری انجام شود و تصمیم‌ها با مطالعه دقیق‌تری اتخاذ گردد.
تجهیز سالن اتاق کنفرانس با تکنولوژی‌های پیشرفته و مدرن به عنوان یک ابزار استراتژیک مهم در بهبود عملکرد و تسهیل فرآیند تصمیم‌گیری‌ها و همکاری‌ها مطرح می‌شود. این تجهیزات به‌صورت مستمر باعث ارتقاء کیفیت کار و افزایش انگیزه اعضای تیم میشوند و سبب ایجاد فضای کاری بهتر و پویاتر می‌گردد.
5 ) مدیریت و نظم دهی آسان در جلسه
تجهیز اتاق کنفرانس باعث مدیریت و نظم دهی آسان‌تر فعالیت‌ها و جلسات در سازمان‌ها و شرکت‌ها می‌شود. این امر به عنوان یکی از مزایای اصلی اتاق کنفرانس، مزایایی را فراهم می‌کند که باعث افزایش بهره‌وری و بهبود کارکردهای سازمانی میشوند.
اولین مزیت از تجهیز اتاق کنفرانس، بهبود نظم و تنظیم در جلسات گروهی و مذاکرات است. تجهیزات مدرن این امکان را فراهم می‌کنند که جلسات به‌صورت منظم و مطلوبی برگزار شود و فرآیند تصمیم‌گیری‌ها به‌صورت مؤثرتری صورت گیرد.
تجهیزات و فناوری‌های مدرن اتاق کنفرانس، به مدیران اجازه می‌دهند تا به راحتی از راه دور جلسات را مدیریت کنند و در تصمیم‌گیری‌ها و هماهنگی‌ها نقش مؤثری داشته باشند. امکان اشتراک‌گذاری محتوا و نمایش ارائه‌ها باعث می‌شود اعضای تیم با دقت به موضوعات پرداخته و نتایج بهتری حاصل کنند.
همچنین، امکان استفاده از تکنولوژی‌های هوشمند در اتاق کنفرانس، به مدیران کمک می‌کند تا به‌طور بهینه‌تری از منابع موجود استفاده کنند و برنامه‌ها و پروژه‌ها را به بهترین شکل مدیریت کنند. این امکان اجازه می‌دهد تا اقدامات اجرایی به بهترین شکل هماهنگ شوند و نتایج مطلوبی را به ارمغان بیاورند.
در نهایت، تجهیز اتاق کنفرانس باعث سهولت در دسترسی به اطلاعات و داده‌ها می‌شود و از اطلاعات کامل‌تری در اختیار تصمیم‌گیرندگان قرار می‌دهد. این امر باعث بهبود کیفیت تصمیم‌گیری‌ها و تسهیل فرآیند‌های مدیریتی می‌شود.
6 ) استفاده از تجهیزات حرفه ای اتاق کنفرانس
استفاده از تجهیزات حرفه‌ای در اتاق کنفرانس، نقش مهمی در بهبود کیفیت جلسات و ارتقاء تجربه کاربران دارد. تجهیزات حرفه‌ای، ابزارها و تکنولوژی‌های پیشرفته‌ای هستند که باعث افزایش بهره‌وری، کاهش هزینه‌ها و تحقق هدف‌های سازمان‌ها میشوند.
اولین مزیت از استفاده از تجهیزات حرفه‌ای، ایجاد تجربه کاربری بهتر برای شرکت‌کنندگان است. تجهیزات نمایش تصویری با کیفیت، صداگذاری با وضوح و تکنولوژی‌های هوشمند، ارتباط را روان‌تر و مؤثر‌تر می‌کنند. این موضوع، حس خوشایندی و رضایت شرکت‌کنندگان را افزایش می‌دهد.
استفاده از تجهیزات حرفه‌ای منجر به بهبود کیفیت جلسات می‌شود. امکاناتی مانند ویدئو کنفرانس با کیفیت بالا، صداگذاری با کیفیت HD و صفحه نمایش‌های بزرگ، ارتباط را محکم‌تر می‌کند و باعث می‌شود تصمیم‌گیری‌ها به‌صورت دقیق‌تری انجام شود.
تجهیزات حرفه‌ای باعث افزایش بهره‌وری می‌شود. امکان اشتراک‌گذاری محتوا و فایل‌ها، به اعضای تیم این امکان را می‌دهد تا همزمان به مسائل بپردازند و همکاری بهتری انجام دهند. همچنین، استفاده از تجهیزات نوین، زمان را صرفه‌جویی می‌کند و هزینه‌ها را کاهش می‌دهد.
تجهیزات حرفه‌ای باعث تصمیم‌گیری‌های بهتر و موثر‌تر می‌شود. امکان ارائه‌ها با کیفیت، نمایش گرافیک‌ها و نمودارها، تصمیم‌گیرندگان را در فرآیند‌های تصمیم‌گیری‌ها یاری می‌کند و اطلاعات کامل‌تری را در اختیار آنها قرار می‌دهد.
اتاق کنفرانس هوشمند، یک اتاق کنفرانس با تکنولوژی هوشمند است که با استفاده از ابزارها و تجهیزات الکترونیکی و تجهیزات جانبی سیستم کنفرانس، امکان ارائه خدمات مختلف در جلسات کنفرانس را فراهم می‌کند. این اتاق همچنین می‌تواند ارتباط آسان و باکیفیت بین مشارکت‌کنندگان در کنفرانس را فراهم کند.
اتاق کنفرانس هوشمند معمولاً شامل صفحه‌نمایش بزرگ، دستگاه‌های صوتی و تصویری، وب کم، سیستم تشخیص صدا، سیستم نورپردازی و بسیاری از ابزارهای دیگر است. همه این ابزارها با همکاری همکاران و تیم فنی، در نظر گرفته میشوند تا کاربران بتوانند به‌راحتی با هم کنفرانس بگیرند و تجربه مفیدی داشته باشند.
با استفاده از این اتاق‌ها، می‌توانید جلسات خود را به‌صورت آنلاین برگزار کرده و مشارکت‌کنندگان را در سراسر جهان به‌راحتی به یکدیگر متصل کنید. همچنین، می‌توانید جلسات را ضبط کنید و در صورت نیاز آنها را به‌عنوان منبعی برای آینده مورد استفاده قرار دهید.مواردی که ذکر شد می تواند تحولی در هوشمندسازی اتاق کنفرانس شما به وجود آورد در ادامه امکانات بیشتری را از یک اتاق کنفرانس هوشمند می خوانید.
برخی از سیستم‌های هوشمند موردنیاز برای اتاق کنفرانس عبارت‌اند از:
اتاق کنفرانس هوشمند قابلیت‌های بسیاری دارد که می‌تواند تجربه کنفرانس را بهبود بخشد. برخی از قابلیت‌های اتاق کنفرانس هوشمند شامل پارامترهای زیر خواهد بود:
هوشمندسازی اتاق‌های کنفرانس به‌صورت چشمگیری می‌تواند به بهبود کیفیت جلسات و کاهش هزینه‌ها کمک کند. برخی از مزایای هوشمندسازی اتاق کنفرانس عبارت‌اند از:
اتاق کنفرانس هوشمند برای بسیاری از شرکت‌ها و سازمان‌ها بسیار حیاتی است و می‌تواند برای برگزاری جلسات، نشست‌های کاری و حتی کنفرانس‌های بین‌المللی استفاده شود. در ادامه به برخی از سناریوهای مهم که ممکن است در یک اتاق کنفرانس هوشمند به وجود بیاید، اشاره می‌کنیم:
در این سناریو، شرکت‌ها می‌توانند از امکانات اتاق کنفرانس هوشمند برای برگزاری جلسات و نشست‌های آنلاین استفاده کنند. با استفاده از این امکانات، شرکت‌ها می‌توانند با همکاران خود در سراسر جهان در ارتباط باشند و به‌سادگی با هم در مورد پروژه‌ها و موضوعات مختلف صحبت کنند.
با استفاده از امکانات اتاق کنفرانس هوشمند، شرکت‌ها می‌توانند کنفرانس‌های بین‌المللی برگزار کنند. با استفاده از این امکانات، شرکت‌ها می‌توانند به‌سادگی با شرکت‌های دیگر در سراسر جهان در ارتباط باشند و به‌سادگی در مورد موضوعات مختلف صحبت کنند.
شرکت‌ها می‌توانند از امکانات اتاق کنفرانس هوشمند برای برگزاری جلسات آموزشی استفاده کنند. با استفاده از این امکانات، شرکت‌ها می‌توانند به‌سادگی با کارکنان خود در سراسر جهان در ارتباط باشند و به آنها آموزش دهند.
یکی از سناریوهای مهم در اتاق کنفرانس هوشمند، استفاده از این اتاق برای برگزاری جلسات آنلاین است. در این سناریو، شرکت‌کنندگان از راه دور از طریق ویدئوکنفرانس به جلسه متصل میشوند و با استفاده از امکانات هوشمندسازی اتاق، مانند دوربین‌ها، صداگیرها، نمایشگرها و گجت‌های دیگر، به‌صورت بهینه و باکیفیت بالا در جلسه شرکت می‌کنند.
سناریوی دیگری که می‌تواند در اتاق کنفرانس هوشمند رخ دهد، استفاده از این اتاق برای برگزاری کلاس‌های آموزشی و آموزش‌های آنلاین است. در این سناریو، اساتید و دانشجویان از راه دور به کلاس متصل میشوند و با استفاده از امکانات هوشمندسازی اتاق، به‌صورت بهینه و باکیفیت بالا در کلاس شرکت می‌کنند.
هزینه‌های اجرای اتاق کنفرانس هوشمند بستگی به محل و اندازه اتاق، نوع و کیفیت تجهیزات صوتی و تصویری، نوع سیستم هوشمندسازی و ابزارهای مورداستفاده دارد. درصورتی‌که قصد دارید یک اتاق کنفرانس هوشمند با امکانات پیشرفته ایجاد کنید، ممکن است هزینه‌های بالایی برای شما به وجود آید. اما اگر از تجهیزات و ابزارهای ساده‌تر استفاده کنید، هزینه‌ها کاهش خواهد یافت.
به‌طورکلی، هزینه‌های اجرای اتاق کنفرانس هوشمند شامل هزینه‌های نرم‌افزاری، سخت‌افزاری، نصب و راه‌اندازی، طراحی و دکوراسیون اتاق و امکانات اضافی است. نمی‌توان یک عدد مشخص به‌عنوان قیمت تجهیزات اتاق‌های کنفرانس هوشمند در نظر گرفت، اما باید توجه داشت که هزینه‌ها بسته به نیاز و امکاناتی که برای اتاق خود انتخاب می‌کنید، می‌تواند بیشتر یا کمتر از این مقدار باشد.
با توجه به نیاز روزافزون ارگان‌ها، سازمان‌ها و شرکت‌ها در خصوص برگزاری جلسات مختلف، نیاز به یک بستر با کیفیت جهت ارتباط مؤثر تر و منظم‌تر در این جلسات بیش از پیش اهمیت پیدا کرده است. با استفاده از این بستر می‌توان به مدیریت گفتگو میان مدیران، سخنرانان یا سایر اعضای شرکت‌کننده در جلسه، تبادل اطلاعات به صورت فایل، نمایش گزارش‌ها، مانیتورینگ و... اشاره کرد. از این رو می‌توان سیستم کنفرانس را مهم‌ترین بخش از یک سالن کنفرانس در نظر گرفت. در ادامه به بررسی تجهیزات یک سیستم کنفرانس می‌پردازیم.
مانیتور کنفرانس
مانیتور کنفرانس به دو دسته مانیتور تاشو (مانیتور لپ‌تاپی) و مانیتور لیفت (مانیتور آسانسوری) تقسیم می‌شود. تفاوت عمده این دو نوع مانیتور در نوع قرارگیری آن روی میز کنفرانس است. نصب مانیتور تاشو ساده تر بوده و می‌توان آنرا هنگام استفاده یا پس از اتمام جلسه همانند لپ‌تاپ جمع کرد.
دوربین کنفرانس
دوربین‌های کنفرانس با توجه به کیفیت مورد نظر دارای ویژگی‌های متنوعی هستند. اولین تفاوت این تجهیزات کنفرانسی در نوع لنز آنها است که شامل لنزها شیشه‌ای یا پلاستیکی است. علاوه بر این کیفیت و وضوح تصویر و نرخ فریم ریت دوربین‌ها نیز تأثیر مستقیمی بر کیفیت خروجی آنها دارد. از دیگر ویژگی‌های دوربین کنفرانس می‌توان به قابلیت فوکوس (بزرگنمایی) خودکار، اتوترکینگ (Auto Tracking)، میکروفون داخلی و... اشاره کرد.
میکروفون کنفرانس
میکروفون‌های کنفرانس معمولاً شامل میکروفون کنفرانس ریاست که دراختیار مدیر جلسات و میکروفون سخنرانان که دراختیار سایرین حاضر در جلسه قرار می‌گیرد. تفاوت این دو نوع میکروفون در این است که مدیر جلسه می‌تواند مدیریت سایر میکرفون‌ها را به وسیله قطع و وصل کردن میکروفون سخنرانان دراختیار داشته باشد. این تجهیزات را از نظر نوع اتصال می‌توان به دو نوع بی‌سیم و باسیم تقسیم کرد. علاوه بر این میکروفون کنفرانس چندرسانه‌ای نیز با عملکردهای بیشتری نظیر نمایش فایل‌های تصویری، اشتراک صفحه‌نمایش خود با سایر سخنرانان و قابلیت رای‌گیری دردسترس است.
ویدئو پروژکتور
به وسیله ویدئو پروژکتورها می‌توان اطلاعاتی مانند انواع تصاویر، فایل‌های تصویری و ویدئویی، گزارش‌ها و... را در صفحه‌نمایش‌هایی با ابعاد بزرگ برای حاضرین در سالن کنفرانس به نمایش درآورد. همچنین می‌توان تصاویر زنده از سایر نقاط سالن کنفرانس را نیز به وسیله آن به نمایش گذاشت.
تجهیزات جانبی سیستم کنفرانس
سایر تجهیزات جانبی سیستم کنفرانس شامل پنل VSP، سوییچ تصویر، اسپیلیتر تصویر، سوییچ شبکه، پاور میکسر، مبدل و کابل‌های رابط و... می‌شود. این تجهیزات بسته به سالن کنفرانس و تعداد تجهیزات اصلی آن مورد استفاده قرار می‌گیرد.
ویدئو کنفرانس
سیستم ویدئو کنفرانس جهت ایجاد ارتباط تصویری و صوتی بین دو یا چند مکان مختلف مورد استفاده قرارا می‌گیرد. با استفاده از این بستر می‌توان جلساتی همراه با اشتراک محتواهای صوتی و تصویری مختلف، برنامه‌ریزی و زمان‌بندی اجرای جلسات و... برگزار کرد.اکثر تجهیزات مورد استفاده در سیستم ویدئو کنفرانس می‌تواند با سیستم‌های کنفرانس که به آنها اشاره شد، مشترک باشد.
اسپیکرفون
اسپیکرفون‌ها با مجهز بودن به میکروفون و بلندگو می‌توانند جهت برگزاری جلسات و ویدئو کنفرانس مورد استفاده قرار گیرند. مجهز بودن اسپیکرفون‌ها به اتصال بلوتوث از ویژگی‌های بسیار کاربردی است که باعث می‌شود با اتصال کامپیوترها، تبلت و گوشی‌های هوشمند به آن؛ با هر نوع از بستر و نرم‌افزارهای مرتبط با ویدئو کنفرانس نظیر Skype، Google Meet، Google Dou، Zoom، Whatsapp و سایر بسترهای ایرانی مانند اسکای روم و... به برگزاری ویدئو کنفرانس پرداخت.
گاهی با وجود بررسی انواع تجهیزات صوتی برای جلسه، قابلیت‌های فنی و کاربردی میکروفون کنفرانس از قلم می‌افتد! به همین دلیل برای انتخاب سیستم صوتی مناسب، علاوه بر شناخت انواع میکروفون‌کنفرانس، باید با ویژگی‌های فنی آنها نیز آشنا شوید.
این میکروفون‌ها از طریق واحد کنترل، سیگنال‌های خود را دریافت و ارسال می‌کنند. بعد از دریافت سیگنال الکتریکی، تقویت‌کننده موجود در این سیستم باعث تبدیل آن به صدا می‌شود. به همین دلیل محافظت از صداهای مزاحم و حذف نویزهای محیط از اهمیت بالایی برخوردار است.
تجهیزات صوتی کنفرانس از کدام قابلیت‌های فنی بهره می‌برند؟ مزایای شناخت این ویژگی‌های فنی چیست؟ برای داشتن اطلاعات کافی در مورد کاربردهای فنی میکروفون جلسه و انتخاب گزینه مناسب، ادامه این مطلب را از دست ندهید.
هر میکروفون اتاق کنفرانس قابلیت‌های خاص خود را دارد، اما برخی از این ویژگی‌ها برای همه آنها یکسان است. با بررسی و شناخت مشخصات فنی میکروفون‌ها، انتخاب مطمئنی برای جلسه کنفرانس خود داشته باشید.
فرض کنید تمام صداهای اطراف جلسه کنفرانس از میکروفون پخش شود! اگر با یک دستگاه یا هدفون به صدای تمام فعالیت‌های داخل محیط گوش دهید، متوجه سر و صدای بسیار زیاد محیط جلسه خواهید شد. صدای جابجایی صندلی‌ها، خش‌خش کاغذ، افتادن خودکار یا مدارک، تهویه و برخی پروژکتورها تنها بخشی از صداهای مزاحمی هستند که در فضای جلسه ایجاد میشوند.
میکروفون کنفرانس مناسب علاوه‌بر ارائه صدای باکیفیت، باید این صداهای مزاحم را نادیده بگیرد. میکروفونی که قابلیت حذف این صداها را داشته باشد به وضوح و کیفیت ارائه کنفرانس کمک زیادی می‌کند. همچنین اگر کنفرانس شما نیاز به ترجمه همزمان دارد، این موضوع اهمیت خود را بیشتر نشان می‌دهد.
برای تجربه کنفرانسی با کیفیت صدای مناسب، حذف صداهای مزاحم کافیست؟ همانطور که می‌دانید هر مدار الکترونیکی، نویز زیادی را تولید می‌کند. شما باید میکروفون کنفرانسی را انتخاب کنید که علاوه‌بر صدای محیط، نویز تولید شده توسط خود سیستم را نیز حذف کند.
برای مقابله با این نویزها دقت در طراحی مدارها و کیفیت قطعاتی که در ساخت میکروفون مورد استفاده قرار گرفته از اهمیت بالایی برخوردار است. هرچه نویز سیستم صوتی بیشتر باشد، کیفیت شنیداری جلسه کاهش پیدا می‌کند.
برای این که جلسات آرام و مفیدی را تجربه کنید، وجود سیستم صوتی با فرکانس صدای مناسب ضروری است. با وجود صدای باکیفیت طبیعی نیازی نیست برای انتقال صدا بین افراد همهمه ایجاد شود. همچنین کیفیت صدای طبیعی میکروفون کنفرانس، باید در جلسات طولانی نیز تعادل خود را حفظ کند.
صدای سیستمی که کیفیت لازم را ندارد، باعث خستگی و آشفته شدن افراد حاضر در جلسه خواهد شد. به همین دلیل تنظیم‌بودن فرکانس میکروفون کنفرانس در حفظ تعادل صدا از اهمیت بالایی برخوردار است.
تصور کنید در جلسه سعی دارید سر خود را بچرخانید و با افراد کناری خود تبادل اطلاعات نموده یا ایستاده با افراد حاضر در انتهای جلسه صحبت کنید. برای برآورده کردن این نیاز، میکروفون کنفرانس چه ویژگی خاصی باید داشته باشد؟
همه موقعیت‌های که ذکر شد نشان‌دهنده اهمیت وجود انعطاف و آزادی حرکت در میکروفون است. میکروفون کنفرانس مناسب باید در هر جهتی که مایل به صحبت هستید، قابلیت تغییر داشته باشد.
موقعیتی که در آن نیاز به صحبت خصوصی با افراد کنار دستی خود در جلسه دارید را تصور کنید. اگر این مکالمات شما توسط میکروفون پخش شوند چه حسی خواهید داشت؟ قطعا در این شرایط، دوست ندارید صدای شما توسط سایر حاضرین شنیده شود.
قابلیت خاموش و روشن‌کردن میکروفون و همچنین آزادی حرکت آن، امکان حفظ حریم خصوصی شما را فراهم می‌کند. همچنین برخی از میکروفون‌ها با عدم نمایش رای شما باعث حفظ حریم خصوصی افراد در جلسه نیز میشوند.
یک میکروفون کنفرانس مناسب علاوه‌بر کیفیت صدای مطلوب، باید طراحی ارگونومیک مناسبی نیز داشته باشد. طراحی ظاهری میکروفون علاوه‌بر جلوگیری از آسیب‌های فیزیکی به زیبایی فضای کنفرانس نیز کمک زیادی می‌کند.
همانطور که اشاره شد مشخصات فنی سیستم صوتی، نقش به‌سزایی در ارتقای کیفی کنفرانس دارد. کیفیت فنی مطلوب میکروفون کنفرانس مزایای زیادی دارد که در ادامه با برخی از مهم‌ترین آنها آشنا می‌شوید.
میکروفون‌های دستی قدیمی برای جابجایی از فردی به فرد دیگر، نیازمند صرف زمان زیادی بودند. با وجود میکروفون‌های کنفرانس و قابلیت‌های فنی آنها، زمان جلسه اتلاف نمی‌شود. با روشن بودن چراغ میکروفون هر شخص، مشخص می‌شود چه کسی قصد صحبت کردن دارد.
وجود این سیستم‌های صوتی باعث می‌شود، گروه وسیعی از مخاطبین امکان حضور در جلسه را داشته باشند. البته این حضور آنها نه تنها منفعل نبوده، بلکه آزادانه نظرات خود را مطرح می‌کنند.
برخورداری از مشخصات فنی از جمله امکان رای‌گیری، کنترل بی‌صدا و حجم صدا، برای برگزارکننده جلسه امکان نظارت بیشتر را فراهم می‌کند. همچنین رئیس جلسه می‌تواند با شرکت‌کنندگان آشنا شده و با آنها در صورت لزوم صحبت کند.
یکی دیگر از ویژگی‌های فنی کاربردی میکروفون کنفرانس، قابلیت سیستم ترجمه همزمان است. این ویژگی باعث می‌شود مترجم به‌راحتی متن ترجمه را دریافت کند. همچنین بعد از ترجمه سیگنال صوتی مشخص و باکیفیتی به سیستم صوتی انتقال داده می‌شود.
ورای قابلیت‌های فنی و کاربردی ، ایجاد ظاهری زیبا و شیک برای جلسه در جذب مخاطب بسیار حائز اهمیت است. با وجود این سیستم‌ها هماهنگی و دیزاین فضای جلسه کنفرانس به نحو مطلوبی افزایش پیدا می‌کند.
مشخصات فنی و کاربردی میکروفون کنفرانس شاید در نگاه اول چندان جدی گرفته نشود؛ بنابراین ممکن است انتخاب مناسبی انجام نشود. به همین دلیل و برای این که انتخاب مناسبی برای سیستم صوتی جلسه خود داشته باشید، آشنایی با مشخصات فنی آنها اهمیت زیادی دارد.
عدم‌پخش صداهای مزاحم محیط برگزاری کنفرانس و حذف نویزها، مهم‌ترین قابلیت‌های فنی میکروفون‌های کنفرانس هستند. همچنین ایجاد فرکانس طبیعی و امکان حرکت آزادانه میکروفون به جهت‌های مختلف از دیگر ویژگی‌های فنی این سیستم پرکاربرد است.