ویدئو کنفرانس عبارت است از برقراری ارتباط همزمان و زنده صوتی و تصویری بین دو یا چند مکان مختلف ، بطوریکه گویی افراد در یک اتاق و دور یک میز نشسته و با یکدیگر گفت و گو می کنند. افراد را قادر خوهد ساخت تا اطلاعاتی از قبیل فایل های PDF و PPT را با یکدیگر به اشتراک بگذارند.در نگاه اول کاهش هزینه ناشی از استفاده از این تکنولوژی ارتباطی بارزترین دلیل گرایش به سمت آن به نظر می رسد.
بازگشت سرمایه مطلوب، صرفه جویی در زمان و سرعت بخشیدن در فعالیت های سازمانی
حضور همزمان در چند مکان مختلف با حذف مخاطرات و مشکلات ناشی از سفر‌های درون و برون شهری
آموزش و خدمات درمان از راه دور در هر موقعیت زمانی و مکانی و حتی شرایط نامساعد جوی
برگزاری جلسات منظم و غیر متمرکز بین مدیران سازمان‌ها، شرکت‌ها و دپارتمان های زیر مجموعه
برپایی جلسات و سمینار‌های بین‌المللی در قالب مشاوره، تجارت الکترونیک و سیستم‌های تصمیم ساز
برپایی ارتباط امن و رمزنگاری شده برای جلوگیری از هر گونه نفوذ و شنود
امکان تبادل عکس، فیلم، اسلاید و … از طریق به اشتراک گذاری تصاویرکامپیوتری