با توجه به نیاز روزافزون ارگان‌ها، سازمان‌ها و شرکت‌ها در خصوص برگزاری جلسات مختلف، نیاز به یک بستر با کیفیت جهت ارتباط مؤثر تر و منظم‌تر در این جلسات بیش از پیش اهمیت پیدا کرده است. با استفاده از این بستر می‌توان به مدیریت گفتگو میان مدیران، سخنرانان یا سایر اعضای شرکت‌کننده در جلسه، تبادل اطلاعات به صورت فایل، نمایش گزارش‌ها، مانیتورینگ و... اشاره کرد. از این رو می‌توان سیستم کنفرانس را مهم‌ترین بخش از یک سالن کنفرانس در نظر گرفت. در ادامه به بررسی تجهیزات یک سیستم کنفرانس می‌پردازیم.
مانیتور کنفرانس
مانیتور کنفرانس به دو دسته مانیتور تاشو (مانیتور لپ‌تاپی) و مانیتور لیفت (مانیتور آسانسوری) تقسیم می‌شود. تفاوت عمده این دو نوع مانیتور در نوع قرارگیری آن روی میز کنفرانس است. نصب مانیتور تاشو ساده تر بوده و می‌توان آنرا هنگام استفاده یا پس از اتمام جلسه همانند لپ‌تاپ جمع کرد.
دوربین کنفرانس
دوربین‌های کنفرانس با توجه به کیفیت مورد نظر دارای ویژگی‌های متنوعی هستند. اولین تفاوت این تجهیزات کنفرانسی در نوع لنز آن‌ها است که شامل لنزها شیشه‌ای یا پلاستیکی است. علاوه بر این کیفیت و وضوح تصویر و نرخ فریم ریت دوربین‌ها نیز تأثیر مستقیمی بر کیفیت خروجی آن‌ها دارد. از دیگر ویژگی‌های دوربین کنفرانس می‌توان به قابلیت فوکوس (بزرگنمایی) خودکار، اتوترکینگ (Auto Tracking)، میکروفون داخلی و... اشاره کرد.
میکروفون کنفرانس
میکروفون‌های کنفرانس معمولاً شامل میکروفون کنفرانس ریاست که دراختیار مدیر جلسات و میکروفون سخنرانان که دراختیار سایرین حاضر در جلسه قرار می‌گیرد. تفاوت این دو نوع میکروفون در این است که مدیر جلسه می‌تواند مدیریت سایر میکرفون‌ها را به وسیله قطع و وصل کردن میکروفون سخنرانان دراختیار داشته باشد. این تجهیزات را از نظر نوع اتصال می‌توان به دو نوع بی‌سیم و باسیم تقسیم کرد. علاوه بر این میکروفون کنفرانس چندرسانه‌ای نیز با عملکردهای بیشتری نظیر نمایش فایل‌های تصویری، اشتراک صفحه‌نمایش خود با سایر سخنرانان و قابلیت رای‌گیری دردسترس است.
ویدئو پروژکتور
به وسیله ویدئو پروژکتورها می‌توان اطلاعاتی مانند انواع تصاویر، فایل‌های تصویری و ویدئویی، گزارش‌ها و... را در صفحه‌نمایش‌هایی با ابعاد بزرگ برای حاضرین در سالن کنفرانس به نمایش درآورد. همچنین می‌توان تصاویر زنده از سایر نقاط سالن کنفرانس را نیز به وسیله آن به نمایش گذاشت.
تجهیزات جانبی سیستم کنفرانس
سایر تجهیزات سیستم کنفرانس شامل پنل VSP، سوییچ تصویر، اسپیلیتر تصویر، سوییچ شبکه، پاور میکسر، مبدل و کابل‌های رابط و... می‌شود. این تجهیزات بسته به سالن کنفرانس و تعداد تجهیزات اصلی آن مورد استفاده قرار می‌گیرد.
ویدئو کنفرانس
سیستم ویدئو کنفرانس جهت ایجاد ارتباط تصویری و صوتی بین دو یا چند مکان مختلف مورد استفاده قرارا می‌گیرد. با استفاده از این بستر می‌توان جلساتی همراه با اشتراک محتواهای صوتی و تصویری مختلف، برنامه‌ریزی و زمان‌بندی اجرای جلسات و... برگزار کرد.اکثر تجهیزات مورد استفاده در سیستم ویدئو کنفرانس می‌تواند با سیستم‌های کنفرانس که به آن‌ها اشاره شد، مشترک باشد.
اسپیکرفون
اسپیکرفون‌ها با مجهز بودن به میکروفون و بلندگو می‌توانند جهت برگزاری جلسات و ویدئو کنفرانس مورد استفاده قرار گیرند. مجهز بودن اسپیکرفون‌ها به اتصال بلوتوث از ویژگی‌های بسیار کاربردی است که باعث می‌شود با اتصال کامپیوترها، تبلت و گوشی‌های هوشمند به آن؛ با هر نوع از بستر و نرم‌افزارهای مرتبط با ویدئو کنفرانس نظیر Skype، Google Meet، Google Dou، Zoom، Whatsapp و سایر بسترهای ایرانی مانند شوکا، اسکای روم و... به برگزاری ویدئو کنفرانس پرداخت.