سیستم کنفرانس یا میکروفون کنفرانس مجموعه کاملی از تجهیزات صوتی است برای کمک به برقراری ارتباط راحت شرکتکنندگان در یک جلسه، بهطوریکه هر کسی که در اتاق کنفرانس حضور دارد بتواند با کیفیت مطلوب «بشنود» و «صحبت» کند. مهمترین بخش در یک سیستم کنفرانس، میکروفون است، بنابراین اکثراً سیستم کنفرانس را «سیستم میکروفون کنفرانس» نیز مینامند.
همه جلسات نیاز به سیستم کنفرانس ندارند. تصور کنید که در جلسهای با بیش از 10 نفر شرکتکننده، که در دور یک میز کنفرانس بزرگ برای گفتگو در مورد یک موضوع نشسته باشید، همچنین، نزدیک به 100 مخاطب عمومی برای شنیدن نظرات در جلسه حاضر هستند. در این حالت، استفاده از تنها یک میکروفون بی سیم برای ارتباط بین 10 شرکتکننده غیرمنطقی است. این نوع سالن جلسات، جایی است که سیستم میکروفون کنفرانس نیاز دارد.
معمولاً قیمت سیستم کنفرانسهای بی سیم، بیشتر از سیستم کنفرانس با سیم است.
سیستم کنفرانس مانند هر سیستم دیگری از تجهیزات متعددی تشکیل شده است. شناخت این اجزا در استفاده بهتر از سیستم کنفرانس مؤثر خواهد بود. از جمله تجهیزاتی جانبی سیستم کنفرانس میتوان به موارد ذیل اشاره کرد.
اینجا است که شرکتهای تجهیزکننده سالنهای کنفرانس با تخصصی که در حوزه راهاندازی و نصب سیستمهای کنفرانس دارند وارد عمل شده و میتوانند بهترین سالن کنفرانس با بهینهترین هزینه را برای شما طراحی و اجرا کنند. سعی کنید با شرکتهایی که نمایندگی فروش برندهای معتبر سیستم کنفرانس هستند همکاری کنید چراکه سیستم کنفرانس باید همواره آماده به کار بوده و نقص در کوچکترین بخشهای آن نیز میتواند تمام سیستم را با اختلال همراه سازد از این رو همکاری با شرکتی که در زمینه خدمات پس از فروش توانمند است میتواند در کاهش دغدغههایی که در زمان استفاده با آنها مواجه هستید، امنیت خاطر شما را فراهم کند.
کنفراس ویدئویی یا همان ویدئو کنفرانس ارتباط زنده، از راه دور و در لحظه ی میان صوت و تصویر است. ویدئو کنفرانس بهترین انتخاب برای برگزاری جلسات است، چراکه در آن همه مزایا حفظ شده و کلیه معایب از بین میرود. با شیوع ویروس واگیر دار کرونا، کلیه جلسات با اهمیت جهانی نیز ازطریق ویدئو کنفرانس برگزار میشوند.
از ویدئو کنفرانس برای مقاصد مختلف آموزشی، اداری و تجاری میتوان استفاده کرد. برگزاری جلسات ویدئویی، مشاورههای پزشکی و تجاری، برگزاری دورههای آموزشی، برگزاری کنفرانسهای داخلی و بینالمللی و... تنها بخش کوچکی از کاربردهای سیستم ویدئو کنفرانس را تشکیل میدهند.
در کنار این دو نوع ویدئو کنفرانس، زیرساختهای ویدئو کنفرانس قرار دارند که در واقع میتوان گفت ترکیبی از ویدئو کنفرانسهای نرمافزاری و ویدئو کنفرانسهای سختافزاری هستند.
بعد از اجزای تشکیلدهنده ویدئو کنفرانس های سختافزاری سراغ قابلیت های دستگاههای مختلف می رویم که هر دستگاه براساس برند آن دارای امکانات مختلفی است.
تمامی وب کم های حرفه ای با بیشتر راه کارهای نرمافزاری، چه به صورت کلاد و چه به صورت لوکال یا وب بیس سازگاری دارند، نرم افزارهای نظیر Zoom، Skype for Business، Cisco WebEx، WebRTC ، TrueConf، Adobe Connect. فقط کافی است وب کم حرفه ای خود را با استفاده از کابل USB به کامپیوتری که نرم افزار ارتباط تصویری شما در حال اجرا است وصل کرده و جلسات خود را با بهترین کیفیت برگزار کنید.
تمامی موارد فوق در قیمت وب کم حرفه ای اتاق کنفرانس تأثیر گذار است.
با توجه به نیاز روزافزون ارگانها، سازمانها و شرکتها در خصوص برگزاری جلسات مختلف، نیاز به یک بستر با کیفیت جهت ارتباط مؤثر تر و منظمتر در این جلسات بیش از پیش اهمیت پیدا کرده است. با استفاده از این بستر میتوان به مدیریت گفتگو میان مدیران، سخنرانان یا سایر اعضای شرکتکننده در جلسه، تبادل اطلاعات به صورت فایل، نمایش گزارشها، مانیتورینگ و... اشاره کرد. از این رو میتوان سیستم کنفرانس را مهمترین بخش از یک سالن کنفرانس در نظر گرفت. در ادامه به بررسی تجهیزات یک سیستم کنفرانس میپردازیم.
مانیتور کنفرانس
مانیتور کنفرانس به دو دسته مانیتور تاشو (مانیتور لپتاپی) و مانیتور لیفت (مانیتور آسانسوری) تقسیم میشود. تفاوت عمده این دو نوع مانیتور در نوع قرارگیری آن روی میز کنفرانس است. نصب مانیتور تاشو ساده تر بوده و میتوان آنرا هنگام استفاده یا پس از اتمام جلسه همانند لپتاپ جمع کرد.
دوربین کنفرانس
دوربینهای کنفرانس با توجه به کیفیت مورد نظر دارای ویژگیهای متنوعی هستند. اولین تفاوت این تجهیزات کنفرانسی در نوع لنز آنها است که شامل لنزها شیشهای یا پلاستیکی است. علاوه بر این کیفیت و وضوح تصویر و نرخ فریم ریت دوربینها نیز تأثیر مستقیمی بر کیفیت خروجی آنها دارد. از دیگر ویژگیهای دوربین کنفرانس میتوان به قابلیت فوکوس (بزرگنمایی) خودکار، اتوترکینگ (Auto Tracking)، میکروفون داخلی و... اشاره کرد.
میکروفون کنفرانس
میکروفونهای کنفرانس معمولاً شامل میکروفون کنفرانس ریاست که دراختیار مدیر جلسات و میکروفون سخنرانان که دراختیار سایرین حاضر در جلسه قرار میگیرد. تفاوت این دو نوع میکروفون در این است که مدیر جلسه میتواند مدیریت سایر میکرفونها را به وسیله قطع و وصل کردن میکروفون سخنرانان دراختیار داشته باشد. این تجهیزات را از نظر نوع اتصال میتوان به دو نوع بیسیم و باسیم تقسیم کرد. علاوه بر این میکروفون کنفرانس چندرسانهای نیز با عملکردهای بیشتری نظیر نمایش فایلهای تصویری، اشتراک صفحهنمایش خود با سایر سخنرانان و قابلیت رایگیری دردسترس است.
ویدئو پروژکتور
به وسیله ویدئو پروژکتورها میتوان اطلاعاتی مانند انواع تصاویر، فایلهای تصویری و ویدئویی، گزارشها و... را در صفحهنمایشهایی با ابعاد بزرگ برای حاضرین در سالن کنفرانس به نمایش درآورد. همچنین میتوان تصاویر زنده از سایر نقاط سالن کنفرانس را نیز به وسیله آن به نمایش گذاشت.
تجهیزات جانبی سیستم کنفرانس
سایر تجهیزات جانبی سیستم کنفرانس شامل پنل VSP، سوییچ تصویر، اسپیلیتر تصویر، سوییچ شبکه، پاور میکسر، مبدل و کابلهای رابط و... میشود. این تجهیزات بسته به سالن کنفرانس و تعداد تجهیزات اصلی آن مورد استفاده قرار میگیرد.
ویدئو کنفرانس
سیستم ویدئو کنفرانس جهت ایجاد ارتباط تصویری و صوتی بین دو یا چند مکان مختلف مورد استفاده قرارا میگیرد. با استفاده از این بستر میتوان جلساتی همراه با اشتراک محتواهای صوتی و تصویری مختلف، برنامهریزی و زمانبندی اجرای جلسات و... برگزار کرد.اکثر تجهیزات مورد استفاده در سیستم ویدئو کنفرانس میتواند با سیستمهای کنفرانس که به آنها اشاره شد، مشترک باشد.
اسپیکرفون
اسپیکرفونها با مجهز بودن به میکروفون و بلندگو میتوانند جهت برگزاری جلسات و ویدئو کنفرانس مورد استفاده قرار گیرند. مجهز بودن اسپیکرفونها به اتصال بلوتوث از ویژگیهای بسیار کاربردی است که باعث میشود با اتصال کامپیوترها، تبلت و گوشیهای هوشمند به آن؛ با هر نوع از بستر و نرمافزارهای مرتبط با ویدئو کنفرانس نظیر Skype، Google Meet، Google Dou، Zoom، Whatsapp و سایر بسترهای ایرانی مانند اسکای روم و... به برگزاری ویدئو کنفرانس پرداخت.