امروزه رشد در برگزاری جلسات به‌صورت آنلاین بر کسی پوشیده نیست و بسیاری از سازمان‌ها، شرکت‌ها، موسسات آموزشی و حتی افراد، جلسات مختلف خود را به‌صورت مجازی برگزار می‌کنند. علاوه بر رشد چشمگیر، حدود نیمی از افراد معتقدند که جلسات مجازی مفید و بسیار کارآمدتر از جلسات حضوری است. در واقع، بسیاری از برگزارکنندگان و شرکت‌کنندگان در جلسات بر این باورند که مزایای جلسه آنلاین باعث شده این شیوه از برگزاری جلسات مفید باشد. اکنون شاید از خود بپرسید که مزایای جلسه آنلاین چیست و برگزاری جلسات مجازی چه کمکی به سازمان‌ها و شرکت‌ها می‌کند؟
ما در این مقاله قصد داریم جلسه آنلاین و انواع آن را بررسی کنیم و همچنین به این پرسش که مزایای جلسه آنلاین چیست؟ پاسخ دهیم.
هدف جلسه آنلاین با جلسات حضوری، یکسان است و تنها تفاوت آن‌ها در شیوه برگزاری است. جلسات آنلاین، به صورت مجازی و در بستر اینترنت انجام می‌شود و شرکت‌کنندگان و برگزارکنندگان هم دیگر را ملاقات نمی‌کنند. همانطور که گفتیم، جلسات مجازی به‌طور چشمگیری در حال افزایش است و بسیاری از ارتباطات و تعامل‌ها بین دو یا چند نفر به این شیوه برگزار می‌شوند. براساس گزارش وب‌سایت Zipdo، برگزاری جلسات آنلاین از زمان پاندمی کرونا تاکنون بیش از 1000 برابر افزایش پیدا کرده است.
در همین راستا، برای برگزاری جلسه آنلاین، به یک پلتفرم قدرتمند و با امکانات مناسب نیاز است. به بیانی دیگر، بدون استفاده از پلتفرم قدرتمند، سازمان‌ها، شرکت‌ها، موسسات آموزشی و حتی افراد در هنگام برگزاری جلسه آنلاین ممکن است با مشکلات مختلفی مواجه شوند. از این رو، برگزارکنندگان برای اداره و مدیریت جلسه آنلاین باید از یک پلتفرم قدرتمند و با امکانات مناسب استفاده کنند. اسکای‌روم، بهترین پلتفرم ایرانی برای برگزاری جلسه آنلاین است که از زیرساخت‌های قدرتمندی بهره می‌برد و تمامی امکانات مورد نیاز برای اداره جلسات را فراهم کرده است.
جلسه آنلاین را بر اساس اهداف می‌توان به انواع مختلفی تقسیم کرد. انواع جلسه‌های آنلاین عبارت‌انداز:
در این بخش از مقاله به این پرسش که مزایای جلسه آنلاین چیست پاسخ می‌دهیم تا با مزیت‌های این نوع از برگزاری جلسات آشنا شوید.
شرکت‌کنندگان و برگزارکنندگان جلسه‌های آنلاین، از هر نقطه جغرافیایی که به اینترنت دسترسی داشته باشند، به صورت غیرحضوری می‌توانند با یکدیگر ارتباط برقرار کنند. به بیانی ساده‌تر، افراد در جلسه‌های آنلاین با محدودیت‌های مکانی مواجه نیستند. با حذف محدودیت‌های مکانی، امکان شرکت تمامی اعضا و افراد در جلسه‌ها نیز بیشتر می‌شود. به عنوان مثال، کارکنان سازمان اگر به مسافرت هم بروند، امکان حضور در جلسه‌های آنلاین را دارند.
برخی اوقات مدیران اصلی یا تیم‌های سازمان برای بررسی موضوعات مهم و ضروری، مجبور به برگزاری جلسه فوری در زمان غیر اداری می‌شوند. در بهترین حالت، حضور افراد و برگزاری جلسه حضوری یک تا دو ساعت طول می‌کشد. این در حالی است که برای برگزاری جلسه‌های آنلاین به زمان کمتری نیاز است و اعضای سازمان به راحتی و در سریع‌ترین زمان ممکن می‌توانند در جلسه‌های ضروری و مهم، حضور پیدا کنند.
یکی دیگر از مزیت‌های مهم جلسه آنلاین این است که برگزاری آن در مقایسه با جلسه‌های فیزیکی و حضوری، مقرون به صرفه‌تر است. در واقع، با برگزاری جلسات آنلاین هزینه‌های رفت و آمد، پذیرایی، انرژی و … حذف می‌شوند. در نتیجه، سازمان‌ها و شرکت‌ها با برگزاری جلسه‌های مجازی می‌توانند در هزینه‌های خود صرفه‌جویی کنند. علاوه بر این، جلسه‌های آنلاین در مقایسه با جلسه‌های فیزیکی برای شرکت‌کنندگان هم صرفه اقتصادی دارد و افراد دیگر هزینه‌ای بابت رفت و آمد پرداخت نمی‌کنند.
افراد در جلسات مجازی این امکان را دارند تا جسله‌ها را ضبط کنند. ضبط جلسه‌های آنلاین، یک راه عالی برای آموزش افراد تازه کار، مرور مباحث گفته شده در جلسات قبلی و توجیه کارمندان است. در واقع، سازمان‌ها، شرکت‌ها و حتی آموزشگاه‌ها با ضبط جلسه‌های مهم و کاربردی، دیگر نیازی به تکرار مجدد جلسات ندارند. این موضوع از نظر صرفه‌جویی در هزینه‌ها و زمان نیز به شرکت‌ها کمک می‌کند.
البته برگزارکنندگان جلسه‌های آنلاین باید از پلتفرم‌های مجهز به قابلیت ضبط استفاده کنند. اسکای‌روم این قابلیت را برای کاربران خود فراهم کرده و امکان ضبط جسله‌های مجازی در این پلتفرم کاملا بومی وجود دارد.
یکی از مهم‌ترین موضوعات که باعث پایین آمدن بهره‌وری سازمان‌ها و شرکت‌ها و کاهش راندمان می‌شود، برگزاری جلسه‌های متعدد و زمان‌بر است. معمولا در جلسه‌های حضوری، بخشی از زمان افراد به رفت و آمد، فرایند آماده‌سازی و… اختصاص پیدا می‌کند که این موضوع منجر به کاهش بهره‌وری می‌شود. بهترین راهکار برای افزایش بهره‌وری، برگزاری جلسه‌های آنلاین است. علاوه بر این، مدت زمان برگزاری جلسه آنلاین در مقایسه با جلسه حضوری بسیار کمتر است که این موضوع نیز منجر به افزایش بازدهی جلسات می‌شود
جمع‌بندی
بسیاری ازشرکت‌ها و سازمان‌ها برای افزایش راندمان و بهره‌وری خود، از روش‌های سنتی برگزاری جلسات فاصله گرفته و جلسه آنلاین برگزار می‌کنند. علاوه بر این، برخی از مجموعه‌ها نیز که همه یا بخشی از فعالیتشان به صورت غیرحضوری و دورکاری است، جلسه‌های آنلاین را جایگزین جلسه‌های حضوری کرده‌اند. در واقع، مزایای جلسه آنلاین که در این مقاله به آن اشاره کردیم، بسیاری از شرکت‌ها و سازمان‌ها را مجاب به برگزاری جلسات مجازی کرده است.