با توجه به گسترش و بهبود اینترنت در جهان، بسیاری از کلاس‌ها و وبینارهای آموزشی به‌صورت غیرحضوری و آنلاین از طریق ویدئو کنفرانس برگزار می‌شوند.
در همین راستا، بسیاری از سازمان‌ها و شرکت‌های دولتی و غیر دولتی نیز این امکان را دارند که به جای برگزاری جلسه‌های حضوری، جلسه آنلاین برگزار کنند. بر اساس آمار منتشر شده، میانگین زمان صرف شده افراد در ترافیک‌های شهری به شدت افزایش یافته است. به عنوان مثال، بسیاری از کارمندان و حتی مدیران سازمان‌ها و شرکت‌ها در شهرهای بزرگی مانند تهران، معمولاً 2 تا 3 ساعت از زمان خود را در ترافیک سپری می‌کنند. این موضوع نه تنها منجر به خستگی می‌شود، بلکه باعث افزایش هزینه‌های سازمانی و همچنین کاهش بهره‌وری کارکنان می‌شود.
یکی از راهکارهای اثرگذار برای برطرف‌کردن همه یا برخی از این مشکلات در سازمان‌ها و شرکت‌ها، برگزاری جلسات به‌صورت آنلاین و غیرحضوری است. ما در این مطلب، به 5 دلیل مهم که باید سازمان‌ها و شرکت‌ها، جلسه آنلاین برگزار کنند، اشاره کرده‌ایم تا با اهمیت برگزاری این شیوه از برگزاری جلسه‌ها بیشتر آشنا شوید.
برگزاری جلسه‌های آنلاین به جای جلسات حضوری، این امکان را برای شرکت‌ها و سازمان‌های دولتی و غیردولتی فراهم می‌کند تا در هزینه‌های خود نیز صرفه‌جویی کنند. با برگزاری جلسه‌های آنلاین، برگزارکنندگان دیگر نیازی به صرف هزینه برای پذیرایی، انرژی، رفت و آمد و اقامت... ندارند. در نتیجه، این موضوع به آن‌ها کمک می‌کند تا استفاده بهینه‌تری از بودجه خود داشته باشند.
برگزاری جلسه‌های آنلاین نه‌تنها به صرفه‌جویی در هزینه‌های سازمانی کمک می‌کند، بلکه در کاهش هزینه‌های کارمندان یا به‌طور کلی شرکت‌کنندگان نیز موثر است. به عنوان مثال، افراد در جلسه‌های آنلاین دیگر نیازی به صرف هزینه برای رفت و آمد ندارند
در جلسه‌های آنلاین، محدودیت‌های مکانی و جغرافیایی دیگر معنایی ندارد و افراد از هر جایی می‌توانند در جلسات شرکت کنند. به عنوان مثال، سازمان یا شرکتی را در نظر بگیرید که دچار بحران شده و مدیرش نیز در مسافرت است. این مدیر بدون اینکه از مسافرت برگردد، با برگزاری جلسه آنلاین می‌تواند راهکارهای خود برای حل مشکل به وجود آمده را ارائه کند.
علاوه بر این، بسیاری از سازمان‌ها که بخشی از فعالیتشان در شهرهای دیگر یا به‌صورت دورکاری است، جلسه‌های روزانه، هفتگی یا ماهانه خود با کارمندانشان را به‌صورت آنلاین و در بستر پلتفرمهایی مانند اسکای‌روم برگزار می‌کنند. البته به این نکته توجه داشته باشید که برای شرکت در جلسات مجازی باید به اینترنت مناسب دسترسی داشته باشند.
سازمان‌ها، شرکت‌ها، موسسات آموزشی و ... ممکن است به برگزاری یک جلسه فوری با کارمندان خود نیاز داشته باشند. برای برگزاری جلسه حضوری، حداقل به 2 تا 3 ساعت زمان نیاز است تا افراد دور هم جمع شوند. این زمان در شرایط اضطراری بسیار زیاد است و احتمالا تا زمان برپایی جلسه، سازمان یا شرکت دچار بحران شود.
بهترین راهکار در شرایط اضطراری، برگزاری کنفرانس آنلاین است. سازمان‌ها و شرکت‌ها در کمتر از 10 دقیقه و در هر زمان از شبانه‌روز می‌تواننند جلسه‌های فوری خود را در بستر پلتفرمهایی مانند اسکای‌روم برگزار کنند. در واقع، مجموعه‌ها در ساعات غیراداری و در هر زمان از شبانه‌روز این امکان را دارند تا جلسه‌های فوری خود را به صورت آنلاین برگزار و از بروز بحران جلوگیری کنند.
سازمان‌ها و شرکت‌ها با برگزاری جلسه‌های آنلاین می‌توانند از امکانات متنوع و مختلفی استفاده کنند. از جمله این امکانات می‌توان به ارائه محتواهای جلسه در قالب اسلایدهای پاورپوینت، فایل‌های چند رسانه‌ای، ضبط جلسات و ... اشاره کرد. این امکانات می‌تواند در افزایش بهره‌وری جلسات موثر واقع شود. به عنوان مثال، سازمان‌ها با ضبط جلسه‌های آنلاین در پلتفرم اسکای‌روم، دیگر نیازی به یادداشت برداری از نکات مهم و حتی نوشتن صورت جلسه ندارند.
همانطورکه در مقدمه مقاله اشاره کردیم، بسیاری از کارمندان و مدیران به طور میانگین 2 تا 3 ساعت از زمان خود را در ترافیک می‌گذرانند. در واقع، افراد به جای اینکه از زمان خود به‌صورت مفید استفاده کنند، به ناچار باید چند ساعت در ترافیک خسته‌کننده سپری کنند.
این در حالی است که اگر سازمان‌ها و شرکت‌ها، جلسه‌های مختلف خود را به‌صورت آنلاین برگزار کنند، کارمندان و حتی مدیران دیگر نیازی به رفت و آمدهای ندارند و در ترافیک‌های خسته‌کننده گیر نمی‌کنند . به بیانی ساده‌تر، در جلسه‌های آنلاین دیگر ترافیک و معطل ماندن در خیابان‌های پر از ماشین معنایی ندارد. در نتیجه، افراد در طول روز کمتر خسته می‌شوند و به‌صورت بهینه‌تر می‌توانند از زمان خود استفاده کنند.
جمع‌بندی
برگزاری جلسات آنلاین به عنوان یک ابزار کارآمد و مفید، به ارتقاء بهره‌وری و افزایش راندمان سازمان‌ها و شرکت‌ها کمک می‌کند. در واقع، سازمان‌ها و شرکت‌ها با برگزاری جلسه‌های آنلاین می‌توانند از مزایای مختلف آن بهره‌مند شوند و به‌صورت بهینه‌تر از نیروی انسانی خود استفاده کنند. از جمله مزایای جلسه آنلاین برای سازمان‌ها و شرکت‌ها می‌توان به امکان برگزاری جلسه‌های فوری، از بین رفتن محدودیت‌های جغرافیایی، صرفه‌جویی در هزینه‌ها، صرفه‌جویی در زمان و همچنین استفاده از امکانات متنوع مانند ضبط جلسات اشاره کرد. علاوه بر این، سازمان‌ها و شرکت‌ها برای آموزش یا حتی استخدام افراد جدید، جلسه آنلاین برگزار کنند.
جلسه‌های آنلاین باید در بستر پلتفرمی برگزار شود که دارای زیرساخت قدرتمندی است و از امکانات مناسبی بهره می‌برد. با وجود پلتفرم قدرتمند، این امکان برای سازمان‌ها و شرکت‌ها فراهم می‌شود تا جلسه‌های آنلاین خود را با بالاترین کیفیت ممکن برگزار کنند.
برای برگزاری جلسه‌های آنلاین خود می‌توانید از اسکای‌روم، بزرگترین پلتفرم ایرانی برگزاری وبینار، جلسه و کلاس آنلاین استفاده کنید. اسکای‌روم که از زیرساخت‌های قدرتمند و امکانات مناسبی بهره می‌برد، تاکنون مورد اعتماد بیش از 50 هزار برگزارکننده بوده و بیش از 15 میلیون رویداد در این پلتفرم کاملا بومی برگزار شده است. افزون بر این، بیش از 27 میلیون نفر در رویدادهای برگزار شده در بستر اسکای‌روم شرکت کرده‌اند.
اسکای‌روم علاوه بر اینکه از زیرساخت‌های قدرتمندی بهره می‌برد، دارای امکانات و قابلیت‌های مختلفی است تاکنون بیش از 4000 سازمان و شرکت از خدمات این پلتفرم استفاده کرده‌اند. از جمله امکانات پلتفرم اسکای‌روم برای سازمان‌ها و شرکت‌ها می‌توان به امکان به اشتراک گذاشتن صفحه نمایش، اشتراک‌گذاری فایل‌های چند رسانه‌ای، ضبط ابری، تخت وایت‌برد مجازی، امکان گزارش‌گیری از حضور و غیاب شرکت‌کنندگان توسط اپراتور، پشتیبانی از چت آنلاین و ... اشاره کرد.
امروزه رشد در برگزاری جلسات به‌صورت آنلاین بر کسی پوشیده نیست و بسیاری از سازمان‌ها، شرکت‌ها، موسسات آموزشی و حتی افراد، جلسات مختلف خود را به‌صورت مجازی برگزار می‌کنند. علاوه بر رشد چشمگیر، حدود نیمی از افراد معتقدند که جلسات مجازی مفید و بسیار کارآمدتر از جلسات حضوری است. در واقع، بسیاری از برگزارکنندگان و شرکت‌کنندگان در جلسات بر این باورند که مزایای جلسه آنلاین باعث شده این شیوه از برگزاری جلسات مفید باشد. اکنون شاید از خود بپرسید که مزایای جلسه آنلاین چیست و برگزاری جلسات مجازی چه کمکی به سازمان‌ها و شرکت‌ها می‌کند؟
ما در این مقاله قصد داریم جلسه آنلاین و انواع آن را بررسی کنیم و همچنین به این پرسش که مزایای جلسه آنلاین چیست؟ پاسخ دهیم.
هدف جلسه آنلاین با جلسات حضوری، یکسان است و تنها تفاوت آن‌ها در شیوه برگزاری است. جلسات آنلاین، به صورت مجازی و در بستر اینترنت انجام می‌شود و شرکت‌کنندگان و برگزارکنندگان هم دیگر را ملاقات نمی‌کنند. همانطور که گفتیم، جلسات مجازی به‌طور چشمگیری در حال افزایش است و بسیاری از ارتباطات و تعامل‌ها بین دو یا چند نفر به این شیوه برگزار می‌شوند. براساس گزارش وب‌سایت Zipdo، برگزاری جلسات آنلاین از زمان پاندمی کرونا تاکنون بیش از 1000 برابر افزایش پیدا کرده است.
در همین راستا، برای برگزاری جلسه آنلاین، به یک پلتفرم قدرتمند و با امکانات مناسب نیاز است. به بیانی دیگر، بدون استفاده از پلتفرم قدرتمند، سازمان‌ها، شرکت‌ها، موسسات آموزشی و حتی افراد در هنگام برگزاری جلسه آنلاین ممکن است با مشکلات مختلفی مواجه شوند. از این رو، برگزارکنندگان برای اداره و مدیریت جلسه آنلاین باید از یک پلتفرم قدرتمند و با امکانات مناسب استفاده کنند. اسکای‌روم، بهترین پلتفرم ایرانی برای برگزاری جلسه آنلاین است که از زیرساخت‌های قدرتمندی بهره می‌برد و تمامی امکانات مورد نیاز برای اداره جلسات را فراهم کرده است.
جلسه آنلاین را بر اساس اهداف می‌توان به انواع مختلفی تقسیم کرد. انواع جلسه‌های آنلاین عبارت‌انداز:
در این بخش از مقاله به این پرسش که مزایای جلسه آنلاین چیست پاسخ می‌دهیم تا با مزیت‌های این نوع از برگزاری جلسات آشنا شوید.
شرکت‌کنندگان و برگزارکنندگان جلسه‌های آنلاین، از هر نقطه جغرافیایی که به اینترنت دسترسی داشته باشند، به صورت غیرحضوری می‌توانند با یکدیگر ارتباط برقرار کنند. به بیانی ساده‌تر، افراد در جلسه‌های آنلاین با محدودیت‌های مکانی مواجه نیستند. با حذف محدودیت‌های مکانی، امکان شرکت تمامی اعضا و افراد در جلسه‌ها نیز بیشتر می‌شود. به عنوان مثال، کارکنان سازمان اگر به مسافرت هم بروند، امکان حضور در جلسه‌های آنلاین را دارند.
برخی اوقات مدیران اصلی یا تیم‌های سازمان برای بررسی موضوعات مهم و ضروری، مجبور به برگزاری جلسه فوری در زمان غیر اداری می‌شوند. در بهترین حالت، حضور افراد و برگزاری جلسه حضوری یک تا دو ساعت طول می‌کشد. این در حالی است که برای برگزاری جلسه‌های آنلاین به زمان کمتری نیاز است و اعضای سازمان به راحتی و در سریع‌ترین زمان ممکن می‌توانند در جلسه‌های ضروری و مهم، حضور پیدا کنند.
یکی دیگر از مزیت‌های مهم جلسه آنلاین این است که برگزاری آن در مقایسه با جلسه‌های فیزیکی و حضوری، مقرون به صرفه‌تر است. در واقع، با برگزاری جلسات آنلاین هزینه‌های رفت و آمد، پذیرایی، انرژی و … حذف می‌شوند. در نتیجه، سازمان‌ها و شرکت‌ها با برگزاری جلسه‌های مجازی می‌توانند در هزینه‌های خود صرفه‌جویی کنند. علاوه بر این، جلسه‌های آنلاین در مقایسه با جلسه‌های فیزیکی برای شرکت‌کنندگان هم صرفه اقتصادی دارد و افراد دیگر هزینه‌ای بابت رفت و آمد پرداخت نمی‌کنند.
افراد در جلسات مجازی این امکان را دارند تا جسله‌ها را ضبط کنند. ضبط جلسه‌های آنلاین، یک راه عالی برای آموزش افراد تازه کار، مرور مباحث گفته شده در جلسات قبلی و توجیه کارمندان است. در واقع، سازمان‌ها، شرکت‌ها و حتی آموزشگاه‌ها با ضبط جلسه‌های مهم و کاربردی، دیگر نیازی به تکرار مجدد جلسات ندارند. این موضوع از نظر صرفه‌جویی در هزینه‌ها و زمان نیز به شرکت‌ها کمک می‌کند.
البته برگزارکنندگان جلسه‌های آنلاین باید از پلتفرم‌های مجهز به قابلیت ضبط استفاده کنند. اسکای‌روم این قابلیت را برای کاربران خود فراهم کرده و امکان ضبط جسله‌های مجازی در این پلتفرم کاملا بومی وجود دارد.
یکی از مهم‌ترین موضوعات که باعث پایین آمدن بهره‌وری سازمان‌ها و شرکت‌ها و کاهش راندمان می‌شود، برگزاری جلسه‌های متعدد و زمان‌بر است. معمولا در جلسه‌های حضوری، بخشی از زمان افراد به رفت و آمد، فرایند آماده‌سازی و… اختصاص پیدا می‌کند که این موضوع منجر به کاهش بهره‌وری می‌شود. بهترین راهکار برای افزایش بهره‌وری، برگزاری جلسه‌های آنلاین است. علاوه بر این، مدت زمان برگزاری جلسه آنلاین در مقایسه با جلسه حضوری بسیار کمتر است که این موضوع نیز منجر به افزایش بازدهی جلسات می‌شود
جمع‌بندی
بسیاری ازشرکت‌ها و سازمان‌ها برای افزایش راندمان و بهره‌وری خود، از روش‌های سنتی برگزاری جلسات فاصله گرفته و جلسه آنلاین برگزار می‌کنند. علاوه بر این، برخی از مجموعه‌ها نیز که همه یا بخشی از فعالیتشان به صورت غیرحضوری و دورکاری است، جلسه‌های آنلاین را جایگزین جلسه‌های حضوری کرده‌اند. در واقع، مزایای جلسه آنلاین که در این مقاله به آن اشاره کردیم، بسیاری از شرکت‌ها و سازمان‌ها را مجاب به برگزاری جلسات مجازی کرده است.
شیوع بیماری ناشی از ویروس کرونا موسوم‌به کووید ۱۹ بسیاری از سازمان‌ها را مجاب کرد دفاتر کاری‌شان را تعطیل کنند. حال که کارمندان بسیار زیادی به کار در خانه روی آورده‌اند، برای ارتباط با همکاران و همچنین برگزاری کنفرانس‌های ویدئویی به بستری نظیر مایکروسافت تیمز یا اسلک روی می‌آورند. فناوری‌های به‌روز باعث شده است روند پیش‌برد اهداف کاری شرکت‌ها متوقف نشود و امکان انجام کارهای مخلف از طریق برگزاری کنفرانس‌های ویدئویی فراهم باشد. نداشتن وبکم مناسب به این معنا نیست که از برگزاری کنفرانس‌های ویدئویی محروم هستید. اگر گوشی آیفون یا تبلت آیپد دارید، به‌راحتی می‌توانید از آن‌ها به‌عنوان وبکم بهره بگیرید.
به‌منظور تبدیل گوشی آیفون به وبکم، چندین اپلیکیشن مختلف وجود دارند که می‌توانید از آن‌ها استفاده کنید. از بین تمامی این اپلیکیشن‌ها، EpocCam Webcam را پیشنهاد می‌کنیم. این اپلیکیشن که توسط شرکت Kinoni ساخته شده است نه‌تنها مراحل نصب ساده‌ای دارد، بلکه از نسخه‌ای رایگان بهره می‌گیرد که به‌صورت کامل با ویندوز و مک سازگاری دارد. ناگفته نماند نسخه‌ی رایگان EpocCam Webcam شامل بنرهای تبلیغاتی است و گاهی اوقات در ویدئوهای آن، واترمارک اپلیکیشن به‌نمایش درمی‌آید که البته هیچ‌یک از این موارد مشکلی ایجاد نمی‌کنند. به‌علاوه اگر از ویندوز استفاده می‌کنید، iVCam نیز گزینه‌ی مناسبی به‌شمار می‌آید.
آن‌دسته از آیفون‌های اپل که به سیستم‌عامل iOS 10.3 یا نسخه‌های جدیدتر مجهز هستند، سازگاری کاملی با EpocCam Webcam دارند. این یعنی حتی اگر از آیفون ۵ یا آیپد مینی ۲ استفاده می‌کنید، این آموزش برای شما نیز کاربرد دارد.
برای تبدیل آیفون یا تبلت آیپد به وبکم، نخست با مراجعه به این لینک در فروشگاه آنلاین اپ استور، اپلیکیشن EpocCam Webcam را روی دستگاه خود دانلود کنید. سپس باید از طریق رایانه‌ی خود (که مبتنی‌بر ویندوز یا مک است) وارد وب‌سایت رسمی Kinoni شوید و اپلیکیشن را دانلود کنید. امکان نصب این اپلیکیشن روی macOS 10.12 و نسخه‌های جدیدتر و همچنین ویندوز ۷ و نسخه‌های جدیدتر، وجود دارد. مراحل نصب اپلیکیشن را قدم‌به‌قدم دنبال و پس از اتمام فرایند، سیستم خودتان را خاموش و روشن کنید.
پس از نصب و اجرای اپلیکیشن EpocCam Webcam روی رایانه، به آیفون یا آیپد مراجعه و این اپلیکیشن را باز کنید. اگر تنها چیزی که روی گوشی به‌نمایش در می‌آید صفحه‌ی سیاه‌رنگ حاوی آیکون لپ‌تاپ و گوشی است، نگران نباشید. همین که اپلیکیشن را باز کردید، در صفحه‌ی سیاه‌رنگ یادشده خواهید دید که اپلیکیشن به‌دنبال رایانه‌ی شما می‌گردد. اگر اپلیکیشنی را که از ویدئو پشتیبانی می‌کند روی رایانه‌ی خود اجرا کنید، اپلیکیشن EpocCam به‌صورت خودکار فعال خواهد شد و ویدئوی موردبحث را از طریق شبکه‌ی وای‌فای به رایانه‌ی شما خواهد فرستاد. برای مثال اگر از اسکایپ استفاده می‌کنید، به صفحه‌ی تنظیمات و سپس بخش Audio & Video مراجعه کنید. سپس باید از منوی کشویی موجود در بالای صفحه‌ی ویدئو، گزینه‌ی EpocCam را انتخاب کنید. برای آزمایش برقراری اتصال می‌توانید به این وب‌سایت گیت‌هاب مراجعه کنید. درضمن کاربران سیستم‌عامل macOS برای آزمایش اتصال می‌توانند از اپلیکیشن مجزای EpocCam Viewer for Mac بهره بگیرند.
اگر از نسخه‌ی رایگان EpocCam استفاده می‌کنید، وضوح و نرخ فریم ویدئو به‌ترتیب روی ۴۸۰×۶۴۰ پیکسل و ۳۰ فریم‌برثانیه قفل خواهند بود. بااین‌حال اگر تمایل داشته باشید می‌توانید نسخه‌ی ویژه‌ی آن را به‌نام EpocCam Webcamera به‌قیمت ۸ دلار تهیه و روی رایانه‌ی خود نصب کنید تا امکان نمایش ویدئوها با وضوح 1080p Full HD فراهم شود. همچنین اگر قصد دارید به‌صورت هم‌زمان چندین ویدئو استریم کنید، EpocCam MultiCam با قیمت ۲۰ دلار در دسترس شما قرار می‌گیرد. ناگفته نماند نسخه‌ی ۲۰ دلاری، تمامی ویژگی‌های نسخه‌ی ۸ دلاری را نیز دارد.
ممکن است حین استفاده از EpocCam با برخی مشکلات مواجه شوید. اگر EpocCam در اسکایپ به‌عنوان یک گزینه نمایش داده نمی‌شود، بهتر است آن را حذف و مجددا نصب کنید. اگر هنوز هم کار نمی‌کند، اطمینان حاصل کنید که رایانه و همچنین آیفون شما هر دو به یک شبکه‌ی وای‌فای متصل باشند. به‌علاوه اگر در نسخه‌ی ویندوز شاهد صفحه‌ای سیاه‌رنگ با آیکون لودینگِ چرخان هستید و آیفون‌تان نیز راه‌اندازی شده است، پیشنهاد می‌کنیم هر دو اپلیکیشن را ببندید و مجددا باز کنید. اگر باز هم مشکل‌تان رفع نشد، ریستارت کردن رایانه کار دیگری است که می‌توانید انجام دهید.