۵ دلیل مهم برگزاری جلسه آنلاین

با توجه به گسترش و بهبود اینترنت در جهان، بسیاری از کلاس‌ها و وبینارهای آموزشی به‌صورت غیرحضوری و آنلاین از طریق ویدئو کنفرانس برگزار می‌شوند.

در همین راستا، بسیاری از سازمان‌ها و شرکت‌های دولتی و غیر دولتی نیز این امکان را دارند که به جای برگزاری جلسه‌های حضوری، جلسه آنلاین برگزار کنند. بر اساس آمار منتشر شده، میانگین زمان صرف شده افراد در ترافیک‌های شهری به شدت افزایش یافته است. به عنوان مثال، بسیاری از کارمندان و حتی مدیران سازمان‌ها و شرکت‌ها در شهرهای بزرگی مانند تهران، معمولاً 2 تا 3 ساعت از زمان خود را در ترافیک سپری می‌کنند. این موضوع نه تنها منجر به خستگی می‌شود، بلکه باعث افزایش هزینه‌های سازمانی و همچنین کاهش بهره‌وری کارکنان می‌شود.

یکی از راهکارهای اثرگذار برای برطرف‌کردن همه یا برخی از این مشکلات در سازمان‌ها و شرکت‌ها، برگزاری جلسات به‌صورت آنلاین و غیرحضوری است. ما در این مطلب، به 5 دلیل مهم که باید سازمان‌ها و شرکت‌ها، جلسه آنلاین برگزار کنند، اشاره کرده‌ایم تا با اهمیت برگزاری این شیوه از برگزاری جلسه‌ها بیشتر آشنا شوید.

1.صرفه جویی در هزینه‌ها

برگزاری جلسه‌های آنلاین به جای جلسات حضوری، این امکان را برای شرکت‌ها و سازمان‌های دولتی و غیردولتی فراهم می‌کند تا در هزینه‌های خود نیز صرفه‌جویی کنند. با برگزاری جلسه‌های آنلاین، برگزارکنندگان دیگر نیازی به صرف هزینه برای پذیرایی، انرژی، رفت و آمد و اقامت... ندارند. در نتیجه، این موضوع به آن‌ها کمک می‌کند تا استفاده‌ بهینه‌تری از بودجه خود داشته باشند.

برگزاری جلسه‌های آنلاین نه‌تنها به صرفه‌جویی در هزینه‌های سازمانی کمک می‌کند، بلکه در کاهش‌ هزینه‌های کارمندان یا به‌طور کلی شرکت‌کنندگان نیز موثر است. به عنوان مثال، افراد در جلسه‌های آنلاین دیگر نیازی به صرف هزینه برای رفت و آمد ندارند

2.از بین رفتن محدودیت‌های جغرافیایی

در جلسه‌های آنلاین، محدودیت‌های مکانی و جغرافیایی دیگر معنایی ندارد و افراد از هر جایی می‌توانند در جلسات شرکت کنند. به عنوان مثال، سازمان یا شرکتی را در نظر بگیرید که دچار بحران شده و مدیرش نیز در مسافرت است. این مدیر بدون اینکه از مسافرت برگردد، با برگزاری جلسه آنلاین می‌تواند راهکارهای خود برای حل مشکل به وجود آمده را ارائه کند.

علاوه بر این، بسیاری از سازمان‌ها که بخشی از فعالیتشان در شهرهای دیگر یا به‌صورت دورکاری است، جلسه‌های روزانه، هفتگی یا ماهانه خود با کارمندانشان را به‌صورت آنلاین و در بستر پلتفرم‌هایی مانند اسکای‌روم برگزار می‌کنند. البته به این نکته توجه داشته باشید که برای شرکت در جلسات مجازی باید به اینترنت مناسب دسترسی داشته باشند.

3.امکان برگزاری جلسه‌های فوری

سازمان‌ها، شرکت‌ها، موسسات آموزشی و ... ممکن است به برگزاری یک جلسه فوری با کارمندان خود نیاز داشته باشند. برای برگزاری جلسه حضوری، حداقل به 2 تا 3 ساعت زمان نیاز است تا افراد دور هم جمع شوند. این زمان در شرایط اضطراری بسیار زیاد است و احتمالا تا زمان برپایی جلسه، سازمان یا شرکت دچار بحران شود.

بهترین راهکار در شرایط اضطراری، برگزاری کنفرانس آنلاین است. سازمان‌ها و شرکت‌ها در کمتر از 10 دقیقه و در هر زمان از شبانه‌روز می‌تواننند جلسه‌های فوری خود را در بستر پلتفرم‌‌هایی مانند اسکای‌روم برگزار کنند. در واقع، مجموعه‌ها در ساعات غیراداری و در هر زمان از شبانه‌روز این امکان را دارند تا جلسه‌های فوری خود را به صورت آنلاین برگزار و از بروز بحران جلوگیری کنند.

4.امکان استفاده از امکانات متنوع آنلاین

سازمان‌ها و شرکت‌ها با برگزاری جلسه‌های آنلاین می‌توانند از امکانات متنوع و مختلفی استفاده کنند. از جمله این امکانات می‌توان به ارائه محتواهای جلسه در قالب اسلایدهای پاورپوینت، فایل‌های چند رسانه‌ای، ضبط جلسات و ... اشاره کرد. این امکانات می‌تواند در افزایش بهره‌وری جلسات موثر واقع شود. به عنوان مثال، سازمان‌ها با ضبط جلسه‌های آنلاین در پلتفرم اسکای‌روم، دیگر نیازی به یادداشت برداری از نکات مهم و حتی نوشتن صورت جلسه ندارند.

5.صرفه‌جویی در زمان

همانطورکه در مقدمه مقاله اشاره کردیم، بسیاری از کارمندان و مدیران به طور میانگین 2 تا 3 ساعت از زمان خود را در ترافیک می‌گذرانند. در واقع، افراد به جای اینکه از زمان خود به‌صورت مفید استفاده کنند، به ناچار باید چند ساعت در ترافیک خسته‌کننده سپری کنند.

این در حالی است که اگر سازمان‌ها و شرکت‌ها، جلسه‌های مختلف خود را به‌صورت آنلاین برگزار کنند، کارمندان و حتی مدیران دیگر نیازی به رفت و آمدهای ندارند و در ترافیک‌های خسته‌کننده گیر نمی‌کنند . به بیانی ساده‌تر، در جلسه‌های آنلاین دیگر ترافیک و معطل ماندن در خیابان‌های پر از ماشین معنایی ندارد. در نتیجه، افراد در طول روز کمتر خسته می‌شوند و به‌صورت بهینه‌تر می‌توانند از زمان خود استفاده کنند.

جمع‌بندی

برگزاری جلسات آنلاین به عنوان یک ابزار کارآمد و مفید، به ارتقاء بهره‌وری و افزایش راندمان سازمان‌ها و شرکت‌ها کمک می‌کند. در واقع، سازمان‌ها و شرکت‌ها با برگزاری جلسه‌های آنلاین می‌توانند از مزایای مختلف آن بهره‌مند شوند و به‌صورت بهینه‌تر از نیروی انسانی خود استفاده کنند. از جمله مزایای جلسه آنلاین برای سازمان‌ها و شرکت‌ها می‌توان به امکان برگزاری جلسه‌های فوری، از بین رفتن محدودیت‌های جغرافیایی، صرفه‌جویی در هزینه‌ها، صرفه‌جویی در زمان و همچنین استفاده از امکانات متنوع مانند ضبط جلسات اشاره کرد. علاوه بر این، سازمان‌ها و شرکت‌ها برای آموزش یا حتی استخدام افراد جدید، جلسه آنلاین برگزار کنند.

 جلسه‌های آنلاین باید در بستر پلتفرمی برگزار شود که دارای زیرساخت قدرتمندی است و از امکانات مناسبی بهره می‌برد. با وجود پلتفرم قدرتمند، این امکان برای سازمان‌ها و شرکت‌ها فراهم می‌شود تا جلسه‌های آنلاین خود را با بالاترین کیفیت ممکن برگزار کنند.

اسکای‌روم، بزرگترین پلتفرم ایرانی برای برگزاری جلسه آنلاین

برای برگزاری جلسه‌های آنلاین خود می‌توانید از اسکای‌روم، بزرگ‌ترین پلتفرم ایرانی برگزاری وبینار، جلسه و کلاس آنلاین استفاده کنید. اسکای‌روم که از زیرساخت‌های قدرتمند و امکانات مناسبی بهره می‌برد، تاکنون مورد اعتماد بیش از 50 هزار برگزارکننده بوده و بیش از 15 میلیون رویداد در این پلتفرم کاملا بومی برگزار شده است. افزون بر این، بیش از 27 میلیون نفر در رویدادهای برگزار شده در بستر اسکای‌روم شرکت‌ کرده‌اند.

اسکای‌روم علاوه بر اینکه از زیرساخت‌های قدرتمندی بهره می‌برد، دارای امکانات و قابلیت‌های مختلفی است تاکنون بیش از 4000 سازمان و شرکت از خدمات این پلتفرم استفاده کرده‌اند. از جمله امکانات پلتفرم اسکای‌روم برای سازمان‌ها و شرکت‌ها می‌توان به امکان به اشتراک گذاشتن صفحه نمایش، اشتراک‌گذاری فایل‌های چند رسانه‌ای، ضبط ابری، تخت وایت‌برد مجازی، امکان گزارش‌گیری از حضور و غیاب شرکت‌کنندگان توسط اپراتور، پشتیبانی از چت آنلاین و ... اشاره کرد.

جلسه آنلاین و مزایای آن

امروزه رشد در برگزاری جلسات به‌صورت آنلاین بر کسی پوشیده نیست و بسیاری از سازمان‌ها، شرکت‌ها، موسسات آموزشی و حتی افراد، جلسات مختلف خود را به‌صورت مجازی برگزار می‌کنند. علاوه بر رشد چشمگیر، حدود نیمی از افراد معتقدند که جلسات مجازی مفید و بسیار کارآمدتر از جلسات حضوری است. در واقع، بسیاری از برگزارکنندگان و شرکت‌کنندگان در جلسات بر این باورند که مزایای جلسه‌ آنلاین باعث شده این شیوه از برگزاری جلسات مفید باشد. اکنون شاید از خود بپرسید که مزایای جلسه آنلاین چیست و برگزاری جلسات مجازی چه کمکی به سازمان‌ها و شرکت‌ها می‌کند؟

ما در این مقاله قصد داریم جلسه آنلاین و انواع آن را بررسی کنیم و همچنین به این پرسش که مزایای جلسه آنلاین چیست؟ پاسخ دهیم. 

جلسه آنلاین چیست؟

هدف جلسه آنلاین با جلسات حضوری، یکسان است و تنها تفاوت آن‌ها در شیوه برگزاری است. جلسات آنلاین، به صورت مجازی و در بستر اینترنت انجام می‌شود و شرکت‌کنندگان و برگزارکنندگان هم دیگر را ملاقات نمی‌کنند. همانطور که گفتیم، جلسات مجازی به‌طور چشمگیری در حال افزایش است و بسیاری از ارتباطات و تعامل‌ها بین دو یا چند نفر به این شیوه برگزار می‌شوند. براساس گزارش وب‌سایت Zipdo، برگزاری جلسات آنلاین از زمان پاندمی کرونا تاکنون بیش از 1000 برابر افزایش پیدا کرده است.

در همین راستا، برای برگزاری جلسه آنلاین، به یک پلتفرم قدرتمند و با امکانات مناسب نیاز است. به بیانی دیگر، بدون استفاده از پلتفرم قدرتمند، سازمان‌ها، شرکت‌ها، موسسات آموزشی و حتی افراد در هنگام برگزاری جلسه آنلاین ممکن است با مشکلات مختلفی مواجه شوند. از این رو، برگزارکنندگان برای اداره و مدیریت جلسه آنلاین باید از یک پلتفرم قدرتمند و با امکانات مناسب استفاده کنند. اسکای‌روم، بهترین پلتفرم ایرانی برای برگزاری جلسه آنلاین است که از زیرساخت‌های قدرتمندی بهره می‌برد و تمامی امکانات مورد نیاز برای اداره جلسات را فراهم کرده است.

انواع جلسه آنلاین

جلسه آنلاین را بر اساس اهداف می‌توان به انواع مختلفی تقسیم کرد. انواع جلسه‌های آنلاین عبارت‌انداز:

• مصاحبه آنلاین: متخصصان و کارشناسان منابع انسانی ممکن است که جلسات مصاحبه خود را به‌صورت آنلاین و غیرحضوری برگزار کنند. برگزاری جلسه‌های مصاحبه آنلاین این امکان را برای تیم‌های منابع انسانی فراهم می‌کند تا با بیشتر متقاضیان ارتباط بگیرند.
• جلسه‌های آنلاین آموزشی: بسیاری از سازمان‌ها و شرکت‌ها برای آموزش و افزایش بهره‌وری کارکنان خود، جلسات آموزشی برگزار می‌کنند. اکنون مجموعه‌های بسیاری که بخشی از فعالیت‌ آن‌ها به صورت دورکاری انجام می‌شود، جلسه‌های آموزشی خود را به شیوه آنلاین برگزار می‌کنند.
• جلسه‌های روزمره و کاری: تیم‌های مختلف یک سازمان که بخشی از فعالیتشان به صورت دورکاری است، معمولا به صورت روزانه، هفتگی یا ماهانه جلسه برگزار کنند. این جلسه‌ها نیز به دلیل دورکاری کارکنان، در قالب جلسه آنلاین برگزار می‌شوند.
• جلسات طوفان فکری: نوع دیگری از برگزاری جلسه‌های آنلاین با هدف ایده‌پردازی و طوفان فکری برگزار می‌شوند.

 مزایای جلسه آنلاین چیست؟

در این بخش از مقاله به این پرسش که مزایای جلسه آنلاین چیست پاسخ می‌دهیم تا با مزیت‌های این نوع از برگزاری جلسات آشنا شوید.

● امکان حضور از هر نقطه جغرافیای

شرکت‌کنندگان و برگزارکنندگان جلسه‌های آنلاین، از هر نقطه جغرافیایی که به اینترنت دسترسی داشته باشند، به صورت غیرحضوری می‌توانند با یکدیگر ارتباط برقرار کنند. به بیانی ساده‌تر، افراد در جلسه‌های آنلاین با محدودیت‌های مکانی مواجه نیستند. با حذف محدودیت‌های مکانی، امکان شرکت تمامی اعضا و افراد در جلسه‌ها نیز بیشتر می‌شود. به عنوان مثال، کارکنان سازمان اگر به مسافرت هم بروند، امکان حضور در جلسه‌های آنلاین را دارند.

● برگزاری سریع جلسه‌های مهم و ضروری

برخی اوقات مدیران اصلی یا تیم‌های سازمان برای بررسی موضوعات مهم و ضروری، مجبور به برگزاری جلسه فوری در زمان غیر اداری می‌شوند. در بهترین حالت، حضور افراد و برگزاری جلسه حضوری یک تا دو ساعت طول می‌کشد. این در حالی است که برای برگزاری جلسه‌های آنلاین به زمان کمتری نیاز است و اعضای سازمان به راحتی و در سریع‌ترین زمان ممکن می‌توانند در جلسه‌های ضروری و مهم، حضور پیدا کنند.

● مقرون به صرفه

یکی دیگر از مزیت‌های مهم جلسه آنلاین این است که برگزاری آن در مقایسه با جلسه‌های فیزیکی و حضوری، مقرون به صرفه‌تر است. در واقع، با برگزاری جلسات آنلاین هزینه‌های رفت و آمد، پذیرایی، انرژی و … حذف می‌شوند. در نتیجه، سازمان‌ها و شرکت‌ها با برگزاری جلسه‌های مجازی می‌توانند در هزینه‌های خود صرفه‌جویی کنند. علاوه بر این، جلسه‌های‌ آنلاین در مقایسه با جلسه‌های فیزیکی برای شرکت‌کنندگان هم صرفه اقتصادی دارد و افراد دیگر هزینه‌ای بابت رفت و آمد پرداخت نمی‌کنند.

● امکان ضبط جلسات

افراد در جلسات مجازی این امکان را دارند تا جسله‌ها را ضبط کنند. ضبط جلسه‌های آنلاین، یک راه عالی برای آموزش افراد تازه کار، مرور مباحث گفته شده در جلسات قبلی و توجیه کارمندان است. در واقع، سازمان‌ها، شرکت‌ها و حتی آموزشگاه‌ها با ضبط جلسه‌های مهم و کاربردی، دیگر نیازی به تکرار مجدد جلسات ندارند. این موضوع از نظر صرفه‌جویی در هزینه‌ها و زمان نیز به شرکت‌ها کمک می‌کند.

البته برگزارکنندگان جلسه‌های آنلاین باید از پلتفرم‌های مجهز به قابلیت ضبط استفاده کنند. اسکای‌روم این قابلیت را برای کاربران خود فراهم کرده و امکان ضبط جسله‌های مجازی در این پلتفرم کاملا بومی وجود دارد.

 افزایش بهره‌وری با صرفه‌جویی در زمان

یکی از مهم‌ترین موضوعات که باعث پایین آمدن بهره‌وری سازمان‌ها و شرکت‌ها و کاهش راندمان می‌شود، برگزاری جلسه‌های متعدد و زمان‌بر است. معمولا در جلسه‌های حضوری، بخشی از زمان افراد به رفت و آمد، فرایند آماده‌سازی و… اختصاص پیدا می‌کند که این موضوع منجر به کاهش بهره‌وری می‌شود. بهترین راهکار برای افزایش بهره‌وری، برگزاری جلسه‌های آنلاین است. علاوه بر این، مدت زمان برگزاری جلسه‌ آنلاین در مقایسه با جلسه حضوری بسیار کمتر است که این موضوع نیز منجر به افزایش بازدهی جلسات می‌شود

جمع‌بندی

بسیاری ازشرکت‌ها و سازمان‌ها برای افزایش راندمان و بهره‌وری خود، از روش‌های سنتی برگزاری جلسات فاصله گرفته و جلسه آنلاین برگزار می‌کنند. علاوه بر این، برخی از مجموعه‌ها نیز که همه یا بخشی از فعالیتشان به صورت غیرحضوری و دورکاری است، جلسه‌های آنلاین را جایگزین جلسه‌های حضوری کرده‌اند. در واقع، مزایای جلسه آنلاین که در این مقاله به آن اشاره کردیم، بسیاری از شرکت‌ها و سازمان‌ها را مجاب به برگزاری جلسات مجازی کرده است.

با وب کم حرفه ای دیگر نگران هزینه تجهیزات ویدیو کنفرانس نباشید

امروزه اغلب ویدئو کنفرانس های شما معمولا در اتاق های اختصاصی برگزار می شوند. و شما برای برقراری این ارتباطات به تجهیزات پیشرفته و پیچیده ای نیاز دارید. و اگر این تجهیزات به درستی کار نکنند، شما مجبور به برقراری ارتباط با پشتیبانی iT برای برطرف کردن مشکل خواهید بود. و همه ی این موارد هزینه بر هستند.به علاوه، ارتباطات ویدئویی به طور کاملا خود جوش در حال گسترش هستند و نیاز به برقراری جلسات با همه ی کارکنان در هر زمانی وجود داره.

خوب، فکر نمی کنید که زمان اون رسیده باشه که برقراری کنفرانس های ویدئویی هم فراتر از محدوده اتاق های اختصاصی بره؟

همه ی محیط های برگزاری جلساتتون رو به تجهیزات ویدیو کنفرانس مجهز کنید.

دیگه نیازی به تجهیزات گران قیمت که مستلزم پشتیبانی iT هستند، وجود نداره. هزینه بالای تجهیزات ویدیو کنفرانس به گونه ای است که شاید تامین این هزینه ها برای برخی از کسب و کارها مقدور نباشد، با بکار گیری وب کم های حرفه ای و  بهره گیری از کیفیت صدا و تصویر فوق العاده، شما می تونید جلسات خودتون رو به راحتی برگزار کنید،بدون توجه به این که اتاق ها چقدر کوچک یا بزرگ هستند وبا کمترین هزینه ممکن!

پس موانع را کنار بزنید و همه ی افراد و  اتاق ها رو برای برقراری ارتباط ویدئویی آماده کنید.

چگونه برگزاری جلسات ویدئو کنفرانس به کاهش اثرات منفی روی محیط زیست کمک می کند؟

نگاهی به اثرات واقعی برگزاری جلسات ویدئو کنفرانس به عنوان جایگزین سفرهای تجاری

با استفاده از پلت فرم های ارتباط ویدئویی مثل ویدئو کنفرانس که به شدت در حال افزایش است، سفرهای تجاری به منظور برگزاری جلسات رو در رو کمتر مورد نیاز است. این کاهش تعداد سفرها، به طور قابل توجهی روی کاهش اثرات منفی تجارت روی محیط زیست مؤثر است. چقدر این تغییر در کاهش چاپ با مواد کربنی مؤثر بوده است؟ اجازه بدهید نگاه دقیق تری بیندازیم.

برگزاری جلسات مجازی رو به افزایش است

درحالیکه انجام سفرهای تجاری رو به کاهش است، برگزاری جلسات مجازی به سرعت در حال افزایش و جایگزین شدن با آن هاست، استفاده از دستگاه هایی مانند ویدئو کنفرانس ، ویژگی هایی را در اختیار کاربر قرار می دهد که برگزاری جلسات مجازی را به مراتب کاراتر از برگزاری جلسات حضوری می کند.

۴ میلیون تماس ویدئویی در ۲۰۱۸ برقرار شده و انتظار می رود که در ۲۰۱۹ تا ۲۵ میلیون افزایش پیدا کند.

طبق مطالعات انجام گرفته، در ۵ سال آینده ۲۵% کاهش در سفرهای تجاری مشاهده خواهد شد.

بیایید نگاهی به میزان تاثیر جلسات ویدئویی روی محیط زیست بیندازیم

اجازه بدهید یک جلسه مجازی ( ویدئو کنفرانس) با یک جلسه حضوری مقایسه کنیم:

جلسات ویدئویی:

برای مثال در برگزاری یک جلسه ویدئویی ۶۰ دقیقه ای زمانی که صرف رفت و آمد می شود شامل مدت زمان رفتن از خانه به محل کار و برگشت از محل کار به خانه می باشد که با عث صرفه جویی به میزان زیادی شده است. ۶۲% از کاربران ویدئو کنفرانس اذعان دارند که با برقراری تماس های ویدئویی توسط کارکنانشان، میزان انتشار CO2 را به طور مؤثر تا صفر درصد کاهش داده اند.

بیشتر بخوانید:  8 دلیلی که باید سازمان ها از ویدئو کنفرانس استفاده کنند

یک درخت طی ۲ ماه می تواند میزان CO2 منتشر شده در اتمسفر به علت برگزاری یک جلسه مجازی را به O2 تبدیل کند.

جلسات حضوری :

اجازه بدهید نگاهی به یک سفر بین شهری برای ملاقات یک مشتری به صورت حضوری همراه با اقامت در هتل بیندازیم.

یک جلسه حضوری شامل  هزینه بلیط، هزینه حمل نقل درون شهری ،هزینه هتل جهت اقامت و هزینه غذا می شود.

۳۲ درخت باید یک سال به طور کامل کار کنند تا میزان CO2 منتشر شده در اتمسفر به علت برگزاری یک جلسه حضوری را به O2 تبدیل کنند.

کاهش سفرهای تجاری علاوه بر کاهش انتشار میزان کربن، به کاهش هزینه های شرکت های تجاری نیز کمک می کند. به همین علت استفاده از ویدئو کنفرانس یک معامله برد-برد است.