با توجه به گسترش و بهبود اینترنت در جهان، بسیاری از کلاس‌ها و وبینارهای آموزشی به‌صورت غیرحضوری و آنلاین از طریق ویدئو کنفرانس برگزار می‌شوند.
در همین راستا، بسیاری از سازمان‌ها و شرکت‌های دولتی و غیر دولتی نیز این امکان را دارند که به جای برگزاری جلسه‌های حضوری، جلسه آنلاین برگزار کنند. بر اساس آمار منتشر شده، میانگین زمان صرف شده افراد در ترافیک‌های شهری به شدت افزایش یافته است. به عنوان مثال، بسیاری از کارمندان و حتی مدیران سازمان‌ها و شرکت‌ها در شهرهای بزرگی مانند تهران، معمولاً 2 تا 3 ساعت از زمان خود را در ترافیک سپری می‌کنند. این موضوع نه تنها منجر به خستگی می‌شود، بلکه باعث افزایش هزینه‌های سازمانی و همچنین کاهش بهره‌وری کارکنان می‌شود.
یکی از راهکارهای اثرگذار برای برطرف‌کردن همه یا برخی از این مشکلات در سازمان‌ها و شرکت‌ها، برگزاری جلسات به‌صورت آنلاین و غیرحضوری است. ما در این مطلب، به 5 دلیل مهم که باید سازمان‌ها و شرکت‌ها، جلسه آنلاین برگزار کنند، اشاره کرده‌ایم تا با اهمیت برگزاری این شیوه از برگزاری جلسه‌ها بیشتر آشنا شوید.
برگزاری جلسه‌های آنلاین به جای جلسات حضوری، این امکان را برای شرکت‌ها و سازمان‌های دولتی و غیردولتی فراهم می‌کند تا در هزینه‌های خود نیز صرفه‌جویی کنند. با برگزاری جلسه‌های آنلاین، برگزارکنندگان دیگر نیازی به صرف هزینه برای پذیرایی، انرژی، رفت و آمد و اقامت... ندارند. در نتیجه، این موضوع به آن‌ها کمک می‌کند تا استفاده بهینه‌تری از بودجه خود داشته باشند.
برگزاری جلسه‌های آنلاین نه‌تنها به صرفه‌جویی در هزینه‌های سازمانی کمک می‌کند، بلکه در کاهش هزینه‌های کارمندان یا به‌طور کلی شرکت‌کنندگان نیز موثر است. به عنوان مثال، افراد در جلسه‌های آنلاین دیگر نیازی به صرف هزینه برای رفت و آمد ندارند
در جلسه‌های آنلاین، محدودیت‌های مکانی و جغرافیایی دیگر معنایی ندارد و افراد از هر جایی می‌توانند در جلسات شرکت کنند. به عنوان مثال، سازمان یا شرکتی را در نظر بگیرید که دچار بحران شده و مدیرش نیز در مسافرت است. این مدیر بدون اینکه از مسافرت برگردد، با برگزاری جلسه آنلاین می‌تواند راهکارهای خود برای حل مشکل به وجود آمده را ارائه کند.
علاوه بر این، بسیاری از سازمان‌ها که بخشی از فعالیتشان در شهرهای دیگر یا به‌صورت دورکاری است، جلسه‌های روزانه، هفتگی یا ماهانه خود با کارمندانشان را به‌صورت آنلاین و در بستر پلتفرمهایی مانند اسکای‌روم برگزار می‌کنند. البته به این نکته توجه داشته باشید که برای شرکت در جلسات مجازی باید به اینترنت مناسب دسترسی داشته باشند.
سازمان‌ها، شرکت‌ها، موسسات آموزشی و ... ممکن است به برگزاری یک جلسه فوری با کارمندان خود نیاز داشته باشند. برای برگزاری جلسه حضوری، حداقل به 2 تا 3 ساعت زمان نیاز است تا افراد دور هم جمع شوند. این زمان در شرایط اضطراری بسیار زیاد است و احتمالا تا زمان برپایی جلسه، سازمان یا شرکت دچار بحران شود.
بهترین راهکار در شرایط اضطراری، برگزاری کنفرانس آنلاین است. سازمان‌ها و شرکت‌ها در کمتر از 10 دقیقه و در هر زمان از شبانه‌روز می‌تواننند جلسه‌های فوری خود را در بستر پلتفرمهایی مانند اسکای‌روم برگزار کنند. در واقع، مجموعه‌ها در ساعات غیراداری و در هر زمان از شبانه‌روز این امکان را دارند تا جلسه‌های فوری خود را به صورت آنلاین برگزار و از بروز بحران جلوگیری کنند.
سازمان‌ها و شرکت‌ها با برگزاری جلسه‌های آنلاین می‌توانند از امکانات متنوع و مختلفی استفاده کنند. از جمله این امکانات می‌توان به ارائه محتواهای جلسه در قالب اسلایدهای پاورپوینت، فایل‌های چند رسانه‌ای، ضبط جلسات و ... اشاره کرد. این امکانات می‌تواند در افزایش بهره‌وری جلسات موثر واقع شود. به عنوان مثال، سازمان‌ها با ضبط جلسه‌های آنلاین در پلتفرم اسکای‌روم، دیگر نیازی به یادداشت برداری از نکات مهم و حتی نوشتن صورت جلسه ندارند.
همانطورکه در مقدمه مقاله اشاره کردیم، بسیاری از کارمندان و مدیران به طور میانگین 2 تا 3 ساعت از زمان خود را در ترافیک می‌گذرانند. در واقع، افراد به جای اینکه از زمان خود به‌صورت مفید استفاده کنند، به ناچار باید چند ساعت در ترافیک خسته‌کننده سپری کنند.
این در حالی است که اگر سازمان‌ها و شرکت‌ها، جلسه‌های مختلف خود را به‌صورت آنلاین برگزار کنند، کارمندان و حتی مدیران دیگر نیازی به رفت و آمدهای ندارند و در ترافیک‌های خسته‌کننده گیر نمی‌کنند . به بیانی ساده‌تر، در جلسه‌های آنلاین دیگر ترافیک و معطل ماندن در خیابان‌های پر از ماشین معنایی ندارد. در نتیجه، افراد در طول روز کمتر خسته می‌شوند و به‌صورت بهینه‌تر می‌توانند از زمان خود استفاده کنند.
جمع‌بندی
برگزاری جلسات آنلاین به عنوان یک ابزار کارآمد و مفید، به ارتقاء بهره‌وری و افزایش راندمان سازمان‌ها و شرکت‌ها کمک می‌کند. در واقع، سازمان‌ها و شرکت‌ها با برگزاری جلسه‌های آنلاین می‌توانند از مزایای مختلف آن بهره‌مند شوند و به‌صورت بهینه‌تر از نیروی انسانی خود استفاده کنند. از جمله مزایای جلسه آنلاین برای سازمان‌ها و شرکت‌ها می‌توان به امکان برگزاری جلسه‌های فوری، از بین رفتن محدودیت‌های جغرافیایی، صرفه‌جویی در هزینه‌ها، صرفه‌جویی در زمان و همچنین استفاده از امکانات متنوع مانند ضبط جلسات اشاره کرد. علاوه بر این، سازمان‌ها و شرکت‌ها برای آموزش یا حتی استخدام افراد جدید، جلسه آنلاین برگزار کنند.
جلسه‌های آنلاین باید در بستر پلتفرمی برگزار شود که دارای زیرساخت قدرتمندی است و از امکانات مناسبی بهره می‌برد. با وجود پلتفرم قدرتمند، این امکان برای سازمان‌ها و شرکت‌ها فراهم می‌شود تا جلسه‌های آنلاین خود را با بالاترین کیفیت ممکن برگزار کنند.
برای برگزاری جلسه‌های آنلاین خود می‌توانید از اسکای‌روم، بزرگترین پلتفرم ایرانی برگزاری وبینار، جلسه و کلاس آنلاین استفاده کنید. اسکای‌روم که از زیرساخت‌های قدرتمند و امکانات مناسبی بهره می‌برد، تاکنون مورد اعتماد بیش از 50 هزار برگزارکننده بوده و بیش از 15 میلیون رویداد در این پلتفرم کاملا بومی برگزار شده است. افزون بر این، بیش از 27 میلیون نفر در رویدادهای برگزار شده در بستر اسکای‌روم شرکت کرده‌اند.
اسکای‌روم علاوه بر اینکه از زیرساخت‌های قدرتمندی بهره می‌برد، دارای امکانات و قابلیت‌های مختلفی است تاکنون بیش از 4000 سازمان و شرکت از خدمات این پلتفرم استفاده کرده‌اند. از جمله امکانات پلتفرم اسکای‌روم برای سازمان‌ها و شرکت‌ها می‌توان به امکان به اشتراک گذاشتن صفحه نمایش، اشتراک‌گذاری فایل‌های چند رسانه‌ای، ضبط ابری، تخت وایت‌برد مجازی، امکان گزارش‌گیری از حضور و غیاب شرکت‌کنندگان توسط اپراتور، پشتیبانی از چت آنلاین و ... اشاره کرد.