در دنیای امروز، برگزاری جلسات آنلاین یکی از مهمترین روش‌های ارتباطی بین افراد در شرایطی است که دسترسی به فضاهای فیزیکی محدود است یا به دلیل شرایطی نظیر بیماری، امنیت، صرفه جویی در زمان و هزینه و ... نمی توان از روش های رایج برگزاری جلسات در مکان‌های فیزیکی استفاده کرد.
در این مقاله، به بررسی ویژگی‌هایی که یک پلتفرم برگزاری جلسه آنلاین ویدئو کنفرانس قابل اتکا باید داشته‌باشد، خواهیم پرداخت.
یکی از مهمترین ویژگی‌های یک پلتفرم برگزاری جلسه آنلاین، کیفیت تصویر و صداست. در هنگام برگزاری جلسات آنلاین، تصویر و صدا باعث ایجاد ارتباط بین شرکت‌کنندگان و تأثیر بر محتوای جلسه می شود. بنابراین، پلتفرم باید بتواند تصویر و صدا را با کیفیت بالا و بدون اختلال پخش کند. همچنین، پلتفرم باید دارای ویژگی‌هایی باشد که کیفیت تصویر و صدا را از تغییرات احتمالی کیفیت اینترنت محافظت کنند.
برای مثال، پلتفرم باید از فرمت‌های تصویر و صدای پیشرفته استفاده‌کند و بتواند در شرایطی که سیگنال شبکه ضعیف است، تصویر و صدا را به صورت خودکار تنظیم کند.
امنیت یکی دیگر از ویژگی‌های مهم یک پلتفرم برگزاری جلسه آنلاین است. در هنگام برگزاری جلسات آنلاین، امنیت اطلاعات شخصی شرکت کنندگان و محتوای جلسه از اهمیت بالایی برخوردار است. بنابراین، پلتفرم باید دارای ویژگی‌هایی باشد که امنیت اطلاعات شخصی و محتوای جلسه را به حداکثر برساند.
به زبان دیگر پلتفرم باید دارای گزینه های امنیتی مانند رمزگذاری داده‌ها، مدیریت دسترسی، جلسات ایمن و حذف داده‌های جلسات پس از پایان آن باشد. همچنین پلتفرم باید قابلیت کنترل دسترسی به جلسه را به میزبانان جلسات و مدیران پلتفرم ارائه دهد.
یکی از مهمترین ویژگی‌های یک پلتفرم برگزاری جلسه آنلاین، قابلیت تعامل بین شرکت‌کنندگان است. در جلسات آنلاین، شرکت‌کنندگان باید بتوانند به راحتی با یکدیگر ارتباط برقرارکنند و از ویژگی‌های تعاملی پلتفرم بهره‌ببرند.
برای مثال، پلتفرم باید از ویژگی‌هایی مانند چت و پرسش و پاسخ استفاده کند. همچنین باید قابلیت تعامل بین شرکت‌کنندگان را با استفاده از تصویربرداری، اشتراک صفحه و اشتراک فایل های صوتی و تصویری، فراهم‌کند.
پشتیبانی یکی دیگر از ویژگی های یک پلتفرم برگزاری جلسه آنلاین کاربردی است که نباید از آن غافل شویم. پشتیبانی باید در هنگام بروز مشکلات و سوالات، در دسترس شرکت‌کنندگان قرار گیرد.
پلتفرم باید از ویژگی‌هایی مانند پشتیبانی آنلاین ۲۴ ساعته، پشتیبانی تلفنی، ایمیل و چت برخوردار باشد. همچنین، پلتفرم باید از ویژگی‌هایی مانند آموزش های آنلاین و دسترسی به منابع پشتیبانی برخوردار باشد.
در نهایت، ویژگی دیگری که یک پلتفرم برگزاری جلسه آنلاین باید داشته باشد، قابلیت انعطاف‌پذیری است. این به معنای قابلیت سازگاری پلتفرم با نیازهای مختلف شرکت کنندگان است.
به عنوان مثال بعضی از شرکت‌کنندگان به دلیل محدودیت‌های زمانی یا فنی نمی‌توانند از ویژگی‌های پیشرفته پلتفرم بهره ببرند. در چنین شرایطی، پلتفرم باید قابلیت ساده سازی و محدود کردن ویژگی‌های پیشرفته را به شرکت کنندگان ارائه دهد. همچنین، برخی شرکت‌کنندگان به دلیل محدودیت‌های فنی، ممکن است نتوانند از ویژگی‌های پیشرفته پلتفرم استفاده کنند. بنابراین، پلتفرم باید از ویژگی‌هایی مانند قابلیت پخش در دستگاه های مختلف، پشتیبانی از گوشی های هوشمند و قابلیت دسترسی از راه دور به جلسه، برخوردار باشد.
نباید فراموش کرد که یک پلتفرم برگزاری جلسه آنلاین، نه تنها باید از ویژگی‌های فنی مورد نیاز برخوردار باشد، بلکه باید در جایگاه شما به عنوان میزبان جلسه از نظر نمایشی و سازماندهی نیز قابل قبول باشد.
با توجه به اینکه برگزاری جلسات آنلاین در دنیای امروز از اهمیت بالایی برخوردار است، انتخاب پلتفرم مناسب برای برگزاری جلسات آنلاین نقش مهمی در موفقیت این جلسات ایفا می‌کند. برای انتخاب پلتفرم مناسب، باید به ویژگی‌هایی نظیر امنیت، پایداری، کیفیت تصویر و صدا، پشتیبانی و قابلیت انعطاف‌پذیری توجه کرد.
به همین دلیل، پیشنهاد می‌کنیم قبل از انتخاب پلتفرم برگزاری جلسه آنلاین، از نحوه ارائه ویژگی های گفته شده توسط آن پلتفرم، آگاهی کامل پیدا کنید. همچنین، در صورت لزوم، می‌توانید از نسخه های رایگان پلتفرم‌ها استفاده کنید تا به صورت عملی بتوانید از عملکرد پلتفرم برای برگزاری جلسات آنلاین خود اطمینان حاصل کنید.
از طرفی، در نظر داشته باشید که هر پلتفرم برگزاری جلسات آنلاین، قابلیت ها و محدودیت‌های خود را دارد. برای مثال، برخی پلتفرم‌ها فقط برای جلسات کوچک مناسب هستند، در حالی که برخی دیگر برای جلسات بزرگ مناسب هستند. برای انتخاب پلتفرم مناسب، باید با توجه به نیازهای خود و نوع جلسه، پلتفرم مناسب را انتخاب کنید.
در کل، اگر به دنبال پلتفرمی برای برگزاری جلسات آنلاین هستید، نیاز است تا به ویژگی‌های فنی و ظاهری پلتفرم توجه کنید. همچنین، پیشنهاد می‌شود که در صورت لزوم از نسخه های رایگان پلتفرم‌ها استفاده کنید تا به صورت عملی بتوانید از عملکرد پلتفرم برای برگزاری جلسات آنلاین خود اطمینان حاصل کنید.
معرفی 10 نرم افزار کنفرانس برتر
با توجه به ویژگی هایی که در بالا برای پلتفرم های برگزاری جلسات آنلاین معرفی شد، اینجا به برخی از پلتفرم های معروف و مورد استفاده خارجی برای برگزاری جلسات آنلاین می پردازیم:
اتاق کنفرانس هوشمند، یک اتاق کنفرانس با تکنولوژی هوشمند است که با استفاده از ابزارها و تجهیزات الکترونیکی و تجهیزات جانبی سیستم کنفرانس، امکان ارائه خدمات مختلف در جلسات کنفرانس را فراهم می‌کند. این اتاق همچنین می‌تواند ارتباط آسان و باکیفیت بین مشارکت‌کنندگان در کنفرانس را فراهم کند.
اتاق کنفرانس هوشمند معمولاً شامل صفحه‌نمایش بزرگ، دستگاه‌های صوتی و تصویری، وب کم، سیستم تشخیص صدا، سیستم نورپردازی و بسیاری از ابزارهای دیگر است. همه این ابزارها با همکاری همکاران و تیم فنی، در نظر گرفته می‌شوند تا کاربران بتوانند به‌راحتی با هم کنفرانس بگیرند و تجربه مفیدی داشته باشند.
با استفاده از این اتاق‌ها، می‌توانید جلسات خود را به‌صورت آنلاین برگزار کرده و مشارکت‌کنندگان را در سراسر جهان به‌راحتی به یکدیگر متصل کنید. همچنین، می‌توانید جلسات را ضبط کنید و در صورت نیاز آنها را به‌عنوان منبعی برای آینده مورد استفاده قرار دهید.مواردی که ذکر شد می تواند تحولی در هوشمندسازی اتاق کنفرانس شما به وجود آورد در ادامه امکانات بیشتری را از یک اتاق کنفرانس هوشمند می خوانید.
برخی از سیستم‌های هوشمند موردنیاز برای اتاق کنفرانس عبارت‌اند از:
اتاق کنفرانس هوشمند قابلیت‌های بسیاری دارد که می‌تواند تجربه کنفرانس را بهبود بخشد. برخی از قابلیت‌های اتاق کنفرانس هوشمند شامل پارامترهای زیر خواهد بود:
هوشمندسازی اتاق‌های کنفرانس به‌صورت چشمگیری می‌تواند به بهبود کیفیت جلسات و کاهش هزینه‌ها کمک کند. برخی از مزایای هوشمندسازی اتاق کنفرانس عبارت‌اند از:
اتاق کنفرانس هوشمند برای بسیاری از شرکت‌ها و سازمان‌ها بسیار حیاتی است و می‌تواند برای برگزاری جلسات، نشست‌های کاری و حتی کنفرانس‌های بین‌المللی استفاده شود. در ادامه به برخی از سناریوهای مهم که ممکن است در یک اتاق کنفرانس هوشمند به وجود بیاید، اشاره می‌کنیم:
در این سناریو، شرکت‌ها می‌توانند از امکانات اتاق کنفرانس هوشمند برای برگزاری جلسات و نشست‌های آنلاین استفاده کنند. با استفاده از این امکانات، شرکت‌ها می‌توانند با همکاران خود در سراسر جهان در ارتباط باشند و به‌سادگی با هم در مورد پروژه‌ها و موضوعات مختلف صحبت کنند.
با استفاده از امکانات اتاق کنفرانس هوشمند، شرکت‌ها می‌توانند کنفرانس‌های بین‌المللی برگزار کنند. با استفاده از این امکانات، شرکت‌ها می‌توانند به‌سادگی با شرکت‌های دیگر در سراسر جهان در ارتباط باشند و به‌سادگی در مورد موضوعات مختلف صحبت کنند.
شرکت‌ها می‌توانند از امکانات اتاق کنفرانس هوشمند برای برگزاری جلسات آموزشی استفاده کنند. با استفاده از این امکانات، شرکت‌ها می‌توانند به‌سادگی با کارکنان خود در سراسر جهان در ارتباط باشند و به آنها آموزش دهند.
یکی از سناریوهای مهم در اتاق کنفرانس هوشمند، استفاده از این اتاق برای برگزاری جلسات آنلاین است. در این سناریو، شرکت‌کنندگان از راه دور از طریق ویدئوکنفرانس به جلسه متصل می‌شوند و با استفاده از امکانات هوشمندسازی اتاق، مانند دوربین‌ها، صداگیرها، نمایشگرها و گجت‌های دیگر، به‌صورت بهینه و باکیفیت بالا در جلسه شرکت می‌کنند.
سناریوی دیگری که می‌تواند در اتاق کنفرانس هوشمند رخ دهد، استفاده از این اتاق برای برگزاری کلاس‌های آموزشی و آموزش‌های آنلاین است. در این سناریو، اساتید و دانشجویان از راه دور به کلاس متصل می‌شوند و با استفاده از امکانات هوشمندسازی اتاق، به‌صورت بهینه و باکیفیت بالا در کلاس شرکت می‌کنند.
هزینه‌های اجرای اتاق کنفرانس هوشمند بستگی به محل و اندازه اتاق، نوع و کیفیت تجهیزات صوتی و تصویری، نوع سیستم هوشمندسازی و ابزارهای مورداستفاده دارد. درصورتی‌که قصد دارید یک اتاق کنفرانس هوشمند با امکانات پیشرفته ایجاد کنید، ممکن است هزینه‌های بالایی برای شما به وجود آید. اما اگر از تجهیزات و ابزارهای ساده‌تر استفاده کنید، هزینه‌ها کاهش خواهد یافت.
به‌طورکلی، هزینه‌های اجرای اتاق کنفرانس هوشمند شامل هزینه‌های نرم‌افزاری، سخت‌افزاری، نصب و راه‌اندازی، طراحی و دکوراسیون اتاق و امکانات اضافی است. نمی‌توان یک عدد مشخص به‌عنوان قیمت تجهیزات اتاق‌های کنفرانس هوشمند در نظر گرفت، اما باید توجه داشت که هزینه‌ها بسته به نیاز و امکاناتی که برای اتاق خود انتخاب می‌کنید، می‌تواند بیشتر یا کمتر از این مقدار باشد.
شیوع بیماری ناشی از ویروس کرونا موسوم‌به کووید ۱۹ بسیاری از سازمان‌ها را مجاب کرد دفاتر کاری‌شان را تعطیل کنند. حال که کارمندان بسیار زیادی به کار در خانه روی آورده‌اند، برای ارتباط با همکاران و همچنین برگزاری کنفرانس‌های ویدئویی به بستری نظیر مایکروسافت تیمز یا اسلک روی می‌آورند. فناوری‌های به‌روز باعث شده است روند پیش‌برد اهداف کاری شرکت‌ها متوقف نشود و امکان انجام کارهای مخلف از طریق برگزاری کنفرانس‌های ویدئویی فراهم باشد. نداشتن وبکم مناسب به این معنا نیست که از برگزاری کنفرانس‌های ویدئویی محروم هستید. اگر گوشی آیفون یا تبلت آیپد دارید، به‌راحتی می‌توانید از آنها به‌عنوان وبکم بهره بگیرید.
به‌منظور تبدیل گوشی آیفون به وبکم، چندین اپلیکیشن مختلف وجود دارند که می‌توانید از آنها استفاده کنید. از بین تمامی این اپلیکیشن‌ها، EpocCam Webcam را پیشنهاد می‌کنیم. این اپلیکیشن که توسط شرکت Kinoni ساخته شده است نه‌تنها مراحل نصب ساده‌ای دارد، بلکه از نسخه‌ای رایگان بهره می‌گیرد که به‌صورت کامل با ویندوز و مک سازگاری دارد. ناگفته نماند نسخه‌ی رایگان EpocCam Webcam شامل بنرهای تبلیغاتی است و گاهی اوقات در ویدئوهای آن، واترمارک اپلیکیشن به‌نمایش درمی‌آید که البته هیچ‌یک از این موارد مشکلی ایجاد نمی‌کنند. به‌علاوه اگر از ویندوز استفاده می‌کنید، iVCam نیز گزینه‌ی مناسبی به‌شمار می‌آید.
آن‌دسته از آیفون‌های اپل که به سیستم‌عامل iOS 10.3 یا نسخه‌های جدیدتر مجهز هستند، سازگاری کاملی با EpocCam Webcam دارند. این یعنی حتی اگر از آیفون ۵ یا آیپد مینی ۲ استفاده می‌کنید، این آموزش برای شما نیز کاربرد دارد.
برای تبدیل آیفون یا تبلت آیپد به وبکم، نخست با مراجعه به این لینک در فروشگاه آنلاین اپ استور، اپلیکیشن EpocCam Webcam را روی دستگاه خود دانلود کنید. سپس باید از طریق رایانه‌ی خود (که مبتنی‌بر ویندوز یا مک است) وارد وب‌سایت رسمی Kinoni شوید و اپلیکیشن را دانلود کنید. امکان نصب این اپلیکیشن روی macOS 10.12 و نسخه‌های جدیدتر و همچنین ویندوز ۷ و نسخه‌های جدیدتر، وجود دارد. مراحل نصب اپلیکیشن را قدم‌به‌قدم دنبال و پس از اتمام فرایند، سیستم خودتان را خاموش و روشن کنید.
پس از نصب و اجرای اپلیکیشن EpocCam Webcam روی رایانه، به آیفون یا آیپد مراجعه و این اپلیکیشن را باز کنید. اگر تنها چیزی که روی گوشی به‌نمایش در می‌آید صفحه‌ی سیاه‌رنگ حاوی آیکون لپ‌تاپ و گوشی است، نگران نباشید. همین که اپلیکیشن را باز کردید، در صفحه‌ی سیاه‌رنگ یادشده خواهید دید که اپلیکیشن به‌دنبال رایانه‌ی شما می‌گردد. اگر اپلیکیشنی را که از ویدئو پشتیبانی می‌کند روی رایانه‌ی خود اجرا کنید، اپلیکیشن EpocCam به‌صورت خودکار فعال خواهد شد و ویدئوی موردبحث را از طریق شبکه‌ی وای‌فای به رایانه‌ی شما خواهد فرستاد. برای مثال اگر از اسکایپ استفاده می‌کنید، به صفحه‌ی تنظیمات و سپس بخش Audio & Video مراجعه کنید. سپس باید از منوی کشویی موجود در بالای صفحه‌ی ویدئو، گزینه‌ی EpocCam را انتخاب کنید. برای آزمایش برقراری اتصال می‌توانید به این وب‌سایت گیت‌هاب مراجعه کنید. درضمن کاربران سیستم‌عامل macOS برای آزمایش اتصال می‌توانند از اپلیکیشن مجزای EpocCam Viewer for Mac بهره بگیرند.
اگر از نسخه‌ی رایگان EpocCam استفاده می‌کنید، وضوح و نرخ فریم ویدئو به‌ترتیب روی ۴۸۰×۶۴۰ پیکسل و ۳۰ فریم‌برثانیه قفل خواهند بود. بااین‌حال اگر تمایل داشته باشید می‌توانید نسخه‌ی ویژه‌ی آن را به‌نام EpocCam Webcamera به‌قیمت ۸ دلار تهیه و روی رایانه‌ی خود نصب کنید تا امکان نمایش ویدئوها با وضوح 1080p Full HD فراهم شود. همچنین اگر قصد دارید به‌صورت هم‌زمان چندین ویدئو استریم کنید، EpocCam MultiCam با قیمت ۲۰ دلار در دسترس شما قرار می‌گیرد. ناگفته نماند نسخه‌ی ۲۰ دلاری، تمامی ویژگی‌های نسخه‌ی ۸ دلاری را نیز دارد.
ممکن است حین استفاده از EpocCam با برخی مشکلات مواجه شوید. اگر EpocCam در اسکایپ به‌عنوان یک گزینه نمایش داده نمی‌شود، بهتر است آن را حذف و مجددا نصب کنید. اگر هنوز هم کار نمی‌کند، اطمینان حاصل کنید که رایانه و همچنین آیفون شما هر دو به یک شبکه‌ی وای‌فای متصل باشند. به‌علاوه اگر در نسخه‌ی ویندوز شاهد صفحه‌ای سیاه‌رنگ با آیکون لودینگِ چرخان هستید و آیفون‌تان نیز راه‌اندازی شده است، پیشنهاد می‌کنیم هر دو اپلیکیشن را ببندید و مجددا باز کنید. اگر باز هم مشکل‌تان رفع نشد، ریستارت کردن رایانه کار دیگری است که می‌توانید انجام دهید.
امروزه وبکم‌ها با گستره‌ی وسیعی از اهداف استفاده می‌شوند. به طور معمول وبکم‌ها برای تماس تصویری، کنفرانس‌های ویدیویی و تولید محتوا کاربرد دارند. شاید برایتان سئوال ایجاد شود که تمام این کارها را به وسیله دوربین جلوی گوشی همراه نیز می‌توان انجام داد، استفاده از وبکم چه ضرورتی دارد؟ در جواب باید به شما بگوییم اولین و مهمترین دلیلی که افراد به خرید وب کم روی می‌آورند، کیفیت بالای آن در هنگام کار کردن می‌باشد که در اغلب دوربین جلوی گوشی‌های همراه، این کیفیت لحاظ نمی‌شود؛ علاوه بر اون کیفیت صدا و امکانات جانبی دیگر نیز باعث می‌شود وبکم‌ها اولویت داشته باشند. اما اگر شغل شما تولید محتوا برای شبکه‌های مجازی است و قصد دارید وبکمی را خریداری نمایید که پاسخگوی نیازتان باشد، پیشنهاد می‌کنیم ادامه این مقاله را از دست ندهید.
در هنگام خرید وبکم برای انجام تولید محتوا، حتما نکات زیر را در نظر بگیرید:
احتمالا شما هم با ابزارهای ساده‌ای که روی لپ‌تاپ و pc نصب شده و وظیفه انتقال تصویر را دارد، آشنا هستید. وبکم یک ابزار کاربردی برای انتقال تصویر از طریق اینترنت است. به کمک این دستگاه می‌توانید تصویر را با کیفیت و رزولوشن بالاتری انتقال دهید. چراکه دوربین‌های نصبی خود لپ‌تاپ‌ها کیفیت تصویر پایین‌تری دارند. حالا اصلا چرا باید وبکم خرید؟ خرید وبکم برای آن دسته از افرادی که جلسات آنلاین زیادی برگزار می‌کنند، بسیار حیاتی است. به نظر شما با توجه به انواع و اقسام متفاوت وبکم‌ها در بازار کدام نوع برای برگزاری جلسات آنلاین بهترین است؟ در ادامه همراه ما باشید تا شما را با بهترین نوع وبکم برای اتاق کنفرانس آشنا کنیم.
اگر برای خرید تجهیزات ویدئو کنفرانس دست به کار شوید تا یک وبکم خوب را انتخاب کنید، حتما با تنوع بسیار بالای وبکم‌ها رو به رو خواهید شد. اما اولین قدم برای انتخاب یک وبکم خوب شناسایی کیفیت تصویر آن است.
در حالت کلی برای برگزاری جلسات ساده یا حتی برگزاری کلاس آنلاین، حداقل رزولوشن یک وبکم باید 720 مگاپیکسل باشد. پایین‌تر از این حد هم هدر رفت مالی دارد و هم اینکه به برگزاری جلسات کمک نمی‌کند. اگر شما قصد ندارید وبکم باکیفیتی را خریداری کنید، پیشنهاد می‌کنیم از دوربین لپ‌تاپ یا کامپیوتر خود کمک بگیرید و در غیر این‌صورت حتما با کمی هزینه بیشتر یکی از با کیفیت‌ترین وبکم‌ها با رزولوشن نسبت بالا را انتخاب کنید.
شاید باورش کمی سخت باشد، اما وبکم‌ها با عکس‌برداری پشت‌سرهم تصاویر را به ویدئو تبدیل کرده و به مخاطب نشان می‌دهند. به این ویژگی وبکم «نرخ فریم» گفته می‌شود. هرچقدر نرخ فریم دستگاه بالاتر باشد، جزئیات بیشتر و باکیفیت‌تری را به مخاطب ارائه می‌کند. حال فرض کنید که یک وبکم نرخ فریم پایینی دارد و این موضوع به این معناست که تعداد تصاویری که در لحظه می‌گیرد و به فیلم تبدیل می‌کند، بسیار کم است.
طبیعتا نرخ فریم پایین‌تر، ویدئو را باوقفه‌تر و بی‌کیفیت‌تر ارائه می‌کند. به همین خاطر اگر قصد خرید وبکم ویدئو کنفرانس را دارید، حتما مسئله نرخ فریم را جدی بگیرید تا انتخاب عاقلانه‌تری داشته باشید.
یکی‌دیگر از نکات مهمی که باید قبل از خرید به آن توجه کنید، بررسی امکانات و تجهیزات وبکم است. به‌عنوان مثال برخی از وبکم‌ها فاقد میکروفون هستند، اما برخی دیگر یک یا دو میکروفون داخلی دارند.
بسیاری از وبکم‌ها فاقد قابلیت فوکوس خودکار هستند و اگر تصویر جابه‌جا شود، به راحتی تار می‌شود؛ اما برخی از وبکم‌ها امکان فوکوس خودکار دارند و با حرکت سوژه روبه‌روی وبکم به‌صورت خودکار فوکوس می‌شود. پس اگر این قابلیت هم برای شما مهم است هنگام خرید به این ویژگی توجه کنید تا متوجه شوید کالای موردنظر را به درستی انتخاب کرده‌اید.
این روزها و با پر شدن بازار از اجناس تقلبی و بی کیفیت، مهمترین اقدامی که باید انجام دهید این است که با شناخت دقیق برندها، انتخاب عاقلانه‌ای داشته باشید.