در دنیای امروز، برگزاری جلسات آنلاین یکی از مهم‌ترین روش‌های ارتباطی بین افراد در شرایطی است که دسترسی به فضاهای فیزیکی محدود است یا به دلیل شرایطی نظیر بیماری، امنیت، صرفه جویی در زمان و هزینه و ... نمی توان از روش های رایج برگزاری جلسات در مکان‌های فیزیکی استفاده کرد.
در این مقاله، به بررسی ویژگی‌هایی که یک پلتفرم برگزاری جلسه آنلاین ویدئو کنفرانس قابل اتکا باید داشته‌باشد، خواهیم پرداخت.
یکی از مهم‌ترین ویژگی‌های یک پلتفرم برگزاری جلسه آنلاین، کیفیت تصویر و صداست. در هنگام برگزاری جلسات آنلاین، تصویر و صدا باعث ایجاد ارتباط بین شرکت‌کنندگان و تأثیر بر محتوای جلسه می شود. بنابراین، پلتفرم باید بتواند تصویر و صدا را با کیفیت بالا و بدون اختلال پخش کند. همچنین، پلتفرم باید دارای ویژگی‌هایی باشد که کیفیت تصویر و صدا را از تغییرات احتمالی کیفیت اینترنت محافظت کنند.
برای مثال، پلتفرم باید از فرمت‌های تصویر و صدای پیشرفته استفاده‌کند و بتواند در شرایطی که سیگنال شبکه ضعیف است، تصویر و صدا را به صورت خودکار تنظیم کند.
امنیت یکی دیگر از ویژگی‌های مهم یک پلتفرم برگزاری جلسه آنلاین است. در هنگام برگزاری جلسات آنلاین، امنیت اطلاعات شخصی شرکت کنندگان و محتوای جلسه از اهمیت بالایی برخوردار است. بنابراین، پلتفرم باید دارای ویژگی‌هایی باشد که امنیت اطلاعات شخصی و محتوای جلسه را به حداکثر برساند.
به زبان دیگر پلتفرم باید دارای گزینه های امنیتی مانند رمزگذاری داده‌ها، مدیریت دسترسی، جلسات ایمن و حذف داده‌های جلسات پس از پایان آن باشد. همچنین پلتفرم باید قابلیت کنترل دسترسی به جلسه را به میزبانان جلسات و مدیران پلتفرم ارائه دهد.
یکی از مهم‌ترین ویژگی‌های یک پلتفرم برگزاری جلسه آنلاین، قابلیت تعامل بین شرکت‌کنندگان است. در جلسات آنلاین، شرکت‌کنندگان باید بتوانند به راحتی با یکدیگر ارتباط برقرارکنند و از ویژگی‌های تعاملی پلتفرم بهره‌ببرند.
برای مثال، پلتفرم باید از ویژگی‌هایی مانند چت و پرسش و پاسخ استفاده کند. همچنین باید قابلیت تعامل بین شرکت‌کنندگان را با استفاده از تصویربرداری، اشتراک صفحه و اشتراک فایل های صوتی و تصویری، فراهم‌کند.
پشتیبانی یکی دیگر از ویژگی های یک پلتفرم برگزاری جلسه آنلاین کاربردی است که نباید از آن غافل شویم. پشتیبانی باید در هنگام بروز مشکلات و سوالات، در دسترس شرکت‌کنندگان قرار گیرد.
پلتفرم باید از ویژگی‌هایی مانند پشتیبانی آنلاین ۲۴ ساعته، پشتیبانی تلفنی، ایمیل و چت برخوردار باشد. همچنین، پلتفرم باید از ویژگی‌هایی مانند آموزش های آنلاین و دسترسی به منابع پشتیبانی برخوردار باشد.
در نهایت، ویژگی دیگری که یک پلتفرم برگزاری جلسه آنلاین باید داشته باشد، قابلیت انعطاف‌پذیری است. این به معنای قابلیت سازگاری پلتفرم با نیازهای مختلف شرکت کنندگان است.
به عنوان مثال بعضی از شرکت‌کنندگان به دلیل محدودیت‌های زمانی یا فنی نمی‌توانند از ویژگی‌های پیشرفته پلتفرم بهره ببرند. در چنین شرایطی، پلتفرم باید قابلیت ساده سازی و محدود کردن ویژگی‌های پیشرفته را به شرکت کنندگان ارائه دهد. همچنین، برخی شرکت‌کنندگان به دلیل محدودیت‌های فنی، ممکن است نتوانند از ویژگی‌های پیشرفته پلتفرم استفاده کنند. بنابراین، پلتفرم باید از ویژگی‌هایی مانند قابلیت پخش در دستگاه های مختلف، پشتیبانی از گوشی های هوشمند و قابلیت دسترسی از راه دور به جلسه، برخوردار باشد.
نباید فراموش کرد که یک پلتفرم برگزاری جلسه آنلاین، نه تنها باید از ویژگی‌های فنی مورد نیاز برخوردار باشد، بلکه باید در جایگاه شما به عنوان میزبان جلسه از نظر نمایشی و سازماندهی نیز قابل قبول باشد.
با توجه به اینکه برگزاری جلسات آنلاین در دنیای امروز از اهمیت بالایی برخوردار است، انتخاب پلتفرم مناسب برای برگزاری جلسات آنلاین نقش مهمی در موفقیت این جلسات ایفا می‌کند. برای انتخاب پلتفرم مناسب، باید به ویژگی‌هایی نظیر امنیت، پایداری، کیفیت تصویر و صدا، پشتیبانی و قابلیت انعطاف‌پذیری توجه کرد.
به همین دلیل، پیشنهاد می‌کنیم قبل از انتخاب پلتفرم برگزاری جلسه آنلاین، از نحوه ارائه ویژگی های گفته شده توسط آن پلتفرم، آگاهی کامل پیدا کنید. همچنین، در صورت لزوم، می‌توانید از نسخه های رایگان پلتفرم‌ها استفاده کنید تا به صورت عملی بتوانید از عملکرد پلتفرم برای برگزاری جلسات آنلاین خود اطمینان حاصل کنید.
از طرفی، در نظر داشته باشید که هر پلتفرم برگزاری جلسات آنلاین، قابلیت ها و محدودیت‌های خود را دارد. برای مثال، برخی پلتفرم‌ها فقط برای جلسات کوچک مناسب هستند، در حالی که برخی دیگر برای جلسات بزرگ مناسب هستند. برای انتخاب پلتفرم مناسب، باید با توجه به نیازهای خود و نوع جلسه، پلتفرم مناسب را انتخاب کنید.
در کل، اگر به دنبال پلتفرمی برای برگزاری جلسات آنلاین هستید، نیاز است تا به ویژگی‌های فنی و ظاهری پلتفرم توجه کنید. همچنین، پیشنهاد می‌شود که در صورت لزوم از نسخه های رایگان پلتفرم‌ها استفاده کنید تا به صورت عملی بتوانید از عملکرد پلتفرم برای برگزاری جلسات آنلاین خود اطمینان حاصل کنید.
معرفی 10 نرم افزار کنفرانس برتر
با توجه به ویژگی هایی که در بالا برای پلتفرم های برگزاری جلسات آنلاین معرفی شد، اینجا به برخی از پلتفرم های معروف و مورد استفاده خارجی برای برگزاری جلسات آنلاین می پردازیم:
تجهیز اتاق کنفرانس یک موضوع مهم و حیاتی برای هر سازمان یا شرکتی است که نیاز به برگزاری جلسات و مذاکرات گروهی دارد.
اتاق کنفرانس باید به گونه‌ای تجهیز شود که بتوان جلسات را به صورت موثر و بهینه برگزار کرد. تجهیزات اصلی اتاق کنفرانس شامل صفحه نمایش بزرگ، ویدئو پروژکتور، دستگاه‌های صوتی، میکروفون‌ها و تجهیزات نورپردازی مناسب می‌شوند. از اهمیت دستگاه‌های تصویری و صوتی به‌عنوان ابزارهای ارتباطی برای نمایش ارائه‌ها، نمودارها و فیلم‌های آموزشی استفاده می‌شود.
به طور کلی می توان گفت، تجهیز اتاق کنفرانس به دقت برنامه‌ریزی و انتخاب اجزاء با کیفیت نیاز دارد تا این فضا به عنوان یک محل مناسب برای برگزاری جلسات، مذاکرات و همایش‌ها عمل کند و به بهبود کیفیت کار و ارتقاء همکاری‌ها کمک کند.
آشنایی با 6 مورد از مزایای تجهیز اتاق کنفرانس
تجهیز اتاق کنفرانس یکی از مهم‌ترین و تأثیرگذارترین موارد برای بهبود فعالیت‌های سازمان‌ها و شرکت‌ها محسوب می‌شود. اتاق کنفرانس، فضایی است که جلسات مهم، مذاکرات، آموزش‌ها و نشست‌های گروهی برگزار می‌شوند و به‌عنوان یک قلب ارتباطی و تصمیم‌گیری در محیط کاری عمل می‌کند. به‌همین دلیل، تجهیز این فضا به نحوی که نیازهای کاربران را برطرف کند و تجربه کاربری مثبتی را به ارمغان بیاورد، بسیار حائز اهمیت است.
به‌طور خلاصه باید بیان کرد، تجهیز سالن کنفرانس باعث افزایش بهره‌وری، کاهش هزینه‌ها و بهبود ارتباطات داخلی می‌شود. با توجه به تکنولوژی‌ها و نیازهای روزافزون سازمان‌ها، انتخاب تجهیزات مطلوب و مدیریت مناسب این فضا، از اهمیت بسیاری برخوردار است و باعث تسهیل فرآیند تصمیم‌گیری و همکاری‌ها در محیط کاری خواهد شد. در ادامه با 6 مورد از مزایای تجهیز اتاق کنفرانس آشنا خواهید شد:
1 ) صرفه جویی در وقت از مزایای تجهیز سالن کنفرانس
صرفه جویی در وقت از مزایای تجهیز اتاق کنفرانس به‌شمار می‌آید. اتاق کنفرانس به عنوان مرکزی برای برگزاری جلسات و نشست‌های گروهی در سازمان‌ها و شرکت‌ها عمل می‌کند و اجتناب ناپذیر است که به آن به شکل کارآمد و پیشرفته‌ای نگاه نشود.
یکی از بزرگ‌ترین مزایای تجهیز اتاق کنفرانس، افزایش بهره‌وری در اجتماعات و جلسات گروهی است. امکاناتی مانند دستگاه‌های ویدئو کنفرانس، صفحه نمایش بزرگ و دستگاه‌های صوتی پیشرفته، ارتباط بهتر و مؤثرتری را ممکن می‌سازند. این امکانات اجازه می‌دهند تا افراد از راحتی محیط کنفرانس، به صورت مستقیم با همکاران در دیگر نقاط جهان ارتباط برقرار کنند، نتایج کار را به‌سرعت به اشتراک بگذارند.
به‌طور کلی، صرفه‌جویی در وقت با تجهیز اتاق کنفرانس منجر به بهبود ارتباطات داخلی و برون‌سازمانی، کاهش هزینه‌ها، افزایش بهره‌وری و تسهیل فرآیند تصمیم‌گیری و همکاری‌ها می‌شود. از این‌رو، سرمایه‌گذاری در بهبود تجهیزات اتاق کنفرانس برای هر سازمانی به‌عنوان یک اقدام استراتژیک برنامه‌ریزی می‌شود.
2 ) افزایش بهره وری و بهبود کیفیت در سالن کنفرانس
6 مورد از مزایای تجهیز اتاق کنفرانس بدون شک افزایش بهره وری و بهبود کیفیت است. تجهیزات سالن کنفرانس باعث افزایش بهره‌وری و بهبود کیفیت فعالیت‌ها در سازمان‌ها و شرکت‌ها می‌شود. این اتاق به عنوان یک مرکز تصمیم‌گیری و ارتباطات گروهی، نقش بسیار مهمی در بهبود کارایی و اثربخشی فرآیندها و فعالیت‌های کسب و کار دارد. در ادامه به برخی از مزایای افزایش بهره‌وری و بهبود کیفیت از تجهیز اتاق کنفرانس اشاره خواهیم کرد:
ارتقاء ارتباطات: تجهیزات ویدئو کنفرانس و دستگاه‌های صوتی پیشرفته باعث بهبود ارتباطات بین افراد در داخل و بین شعبه‌ها و دفاتر شرکت می‌شوند. این امکان، افراد را قادر می‌سازد که از راحتی اتاق کنفرانس به صورت همزمان با همکاران در نقاط دیگر به ارتباط بپردازند و تصمیم‌گیری‌ها را با دقت و سرعت بیشتری انجام دهند.
کاهش هزینه‌ها: استفاده از اتاق کنفرانس باعث کاهش هزینه‌های مرتبط با سفر و اقامت در جلسات حضوری می‌شود. با امکان برگزاری جلسات آنلاین و ویدئوک نفرانس، نیاز به حضور فیزیکی در مکان‌های مختلف کاهش می‌یابد و این منجر به صرفه‌جویی در هزینه‌ها و زمان می‌شود.
افزایش بهره‌وری زمانی: تجهیز اتاق کنفرانس با تکنولوژی‌های مدرن و ابزارهای هوشمند، زمان مورد نیاز برای تصمیم‌گیری‌ها و حل مسائل را کاهش می‌دهد. امکانات مانند تقسیم صفحه نمایش، اشتراک گذاری محتوا و ضبط جلسات، به افراد این امکان را می‌دهد تا به صورت همزمان و هماهنگ‌تر به موضوعات مورد بحث و بررسی بپردازند.
افزایش همکاری و تعامل: اتاق کنفرانس با تجهیزات مناسب باعث افزایش همکاری و تعامل میان اعضای تیم و گروه‌های کاری می‌شود. امکان ارائه ارائه‌ها و نمایش گرافیک‌ها و اطلاعات مرتبط، تفاوت بین فهم مسائل را کاهش می‌دهد و همچنین افراد را به‌صورت فعال‌تر در بحث‌ها و تصمیم‌گیری‌ها شرکت می‌کند.
3 ) صرفه جویی در هزینه ها از مزایای تجهیز سالن کنفرانس
تجهیز اتاق کنفرانس باعث صرفه‌جویی در هزینه‌ها می‌شود. این اتاق با امکانات مدرن و تکنولوژی‌های پیشرفته، هزینه‌های مرتبط با جلسات حضوری و سفرها را به حداقل می‌رساند. امکان برگزاری جلسات آنلاین و ویدئو کنفرانس باعث کاهش هزینه‌های مرتبط با اقامت، مسافرت و اجاره اتاق‌های کنفرانس می‌شود.
همچنین، انتقال محتوا و اطلاعات به‌صورت آنلاین و اشتراک گذاری فایل‌ها در اتاق کنفرانس، هزینه‌های چاپ و ارسال سند‌ها را نیز کاهش می‌دهد. با این تجهیزات هوشمند، می‌توان به صرفه‌جویی در مصرف انرژی و هزینه‌های مرتبط با نورپردازی و تهویه مطبوع نیز دست یافت. به‌طور خلاصه، تجهیز اتاق کنفرانس باعث بهبود کارایی و همچنین کاهش هزینه‌ها در سازمان‌ها و شرکت‌ها می‌شود.
تجهیز سالن اتاق کنفرانس به‌طور موثر، عملکرد سازمان‌ها و تیم‌ها را به‌صورت چشم‌گیری ارتقاء می‌بخشد. این عمل از جمله راهکارهایی است که بهبود کارایی، افزایش همکاری و افزایش بهره‌وری را در محیط کاری به همراه دارد.
اولین مزیت تجهیز سالن اتاق کنفرانس، تسهیل ارتباطات داخلی و برون‌سازمانی است. امکانات مانند ویدئو کنفرانس، دستگاه‌های صوتی و ارتباط اینترنتی پیشرفته، اعضای تیم را قادر می‌سازند تا به سرعت با همکاران در سراسر جهان ارتباط برقرار کنند و اطلاعات را به‌سرعت منتقل کنند.
با افزودن تکنولوژی‌های مدرن به سالن اتاق کنفرانس، فرصت برگزاری جلسات آنلاین فراهم می‌شود. این امکان به تیم‌ها اجازه می‌دهد که بدون هزینه‌های مسافرت و اقامت، به صورت همزمان از هر نقطه‌ای جلسات را برگزار کنند و برنامه‌ها را بهبود دهند.
با تجهیز سالن اتاق کنفرانس با ابزارهای هوشمند، فرآیند تصمیم‌گیری را سریع‌تر و دقیق‌تر می‌کند. امکان اشتراک‌گذاری فایل‌ها، محتواها و داده‌ها باعث می‌شود تصمیم‌گیری‌ها بر اساس اطلاعات کامل‌تری انجام شود و تصمیم‌ها با مطالعه دقیق‌تری اتخاذ گردد.
تجهیز سالن اتاق کنفرانس با تکنولوژی‌های پیشرفته و مدرن به عنوان یک ابزار استراتژیک مهم در بهبود عملکرد و تسهیل فرآیند تصمیم‌گیری‌ها و همکاری‌ها مطرح می‌شود. این تجهیزات به‌صورت مستمر باعث ارتقاء کیفیت کار و افزایش انگیزه اعضای تیم می‌شوند و سبب ایجاد فضای کاری بهتر و پویاتر می‌گردد.
5 ) مدیریت و نظم دهی آسان در جلسه
تجهیز اتاق کنفرانس باعث مدیریت و نظم دهی آسان‌تر فعالیت‌ها و جلسات در سازمان‌ها و شرکت‌ها می‌شود. این امر به عنوان یکی از مزایای اصلی اتاق کنفرانس، مزایایی را فراهم می‌کند که باعث افزایش بهره‌وری و بهبود کارکردهای سازمانی می‌شوند.
اولین مزیت از تجهیز اتاق کنفرانس، بهبود نظم و تنظیم در جلسات گروهی و مذاکرات است. تجهیزات مدرن این امکان را فراهم می‌کنند که جلسات به‌صورت منظم و مطلوبی برگزار شود و فرآیند تصمیم‌گیری‌ها به‌صورت مؤثرتری صورت گیرد.
تجهیزات و فناوری‌های مدرن اتاق کنفرانس، به مدیران اجازه می‌دهند تا به راحتی از راه دور جلسات را مدیریت کنند و در تصمیم‌گیری‌ها و هماهنگی‌ها نقش مؤثری داشته باشند. امکان اشتراک‌گذاری محتوا و نمایش ارائه‌ها باعث می‌شود اعضای تیم با دقت به موضوعات پرداخته و نتایج بهتری حاصل کنند.
همچنین، امکان استفاده از تکنولوژی‌های هوشمند در اتاق کنفرانس، به مدیران کمک می‌کند تا به‌طور بهینه‌تری از منابع موجود استفاده کنند و برنامه‌ها و پروژه‌ها را به بهترین شکل مدیریت کنند. این امکان اجازه می‌دهد تا اقدامات اجرایی به بهترین شکل هماهنگ شوند و نتایج مطلوبی را به ارمغان بیاورند.
در نهایت، تجهیز اتاق کنفرانس باعث سهولت در دسترسی به اطلاعات و داده‌ها می‌شود و از اطلاعات کامل‌تری در اختیار تصمیم‌گیرندگان قرار می‌دهد. این امر باعث بهبود کیفیت تصمیم‌گیری‌ها و تسهیل فرآیند‌های مدیریتی می‌شود.
6 ) استفاده از تجهیزات حرفه ای اتاق کنفرانس
استفاده از تجهیزات حرفه‌ای در اتاق کنفرانس، نقش مهمی در بهبود کیفیت جلسات و ارتقاء تجربه کاربران دارد. تجهیزات حرفه‌ای، ابزارها و تکنولوژی‌های پیشرفته‌ای هستند که باعث افزایش بهره‌وری، کاهش هزینه‌ها و تحقق هدف‌های سازمان‌ها می‌شوند.
اولین مزیت از استفاده از تجهیزات حرفه‌ای، ایجاد تجربه کاربری بهتر برای شرکت‌کنندگان است. تجهیزات نمایش تصویری با کیفیت، صداگذاری با وضوح و تکنولوژی‌های هوشمند، ارتباط را روان‌تر و مؤثر‌تر می‌کنند. این موضوع، حس خوشایندی و رضایت شرکت‌کنندگان را افزایش می‌دهد.
استفاده از تجهیزات حرفه‌ای منجر به بهبود کیفیت جلسات می‌شود. امکاناتی مانند ویدئو کنفرانس با کیفیت بالا، صداگذاری با کیفیت HD و صفحه نمایش‌های بزرگ، ارتباط را محکم‌تر می‌کند و باعث می‌شود تصمیم‌گیری‌ها به‌صورت دقیق‌تری انجام شود.
تجهیزات حرفه‌ای باعث افزایش بهره‌وری می‌شود. امکان اشتراک‌گذاری محتوا و فایل‌ها، به اعضای تیم این امکان را می‌دهد تا همزمان به مسائل بپردازند و همکاری بهتری انجام دهند. همچنین، استفاده از تجهیزات نوین، زمان را صرفه‌جویی می‌کند و هزینه‌ها را کاهش می‌دهد.
تجهیزات حرفه‌ای باعث تصمیم‌گیری‌های بهتر و موثر‌تر می‌شود. امکان ارائه‌ها با کیفیت، نمایش گرافیک‌ها و نمودارها، تصمیم‌گیرندگان را در فرآیند‌های تصمیم‌گیری‌ها یاری می‌کند و اطلاعات کامل‌تری را در اختیار آنها قرار می‌دهد.
امروزه ارتباط تصویری به امری حیاتی در میان مردم و شرکت ها تبدیل شده اند . تماس‌های تصویری در گذشته جهت مکالمات شخصی استفاده می شد اما امروزه به یکی از محبوب‌ترین فناوری‌های روز دنیا تبدیل گشته‌اند و در کشور عزیزمان نیز بسیار مورد توجه قرار گرفته است به گونه ای که بسیاری از جلسات به صورت آنلاین از طریق ویدئو کنفرانس برگزار می شود. همچنین در زمینه های آموزشی برگزاری کلاس ها ، صدور مدرک و در زمینه های پزشکی نیز استفاده می گردد.
میکروفون کنفرانسی تاثیر زیادی در کیفیت جلسات دارد به همین منظور انتخاب میکروفون با کیفیت در بهبود روند برگزاری جلسات بسیار مؤثر است. صدرا ایرانیان تولیدکننده میکروفون رومیزی کنفرانس است که دارای چند مدل با قابلیت های متفاوت می‌باشد. این میکروفن‌های رومیزی دارای قابلیت های حذف صدای محیط و نویزگیر ، ردیابی خودکار (Auto Tracking) ، رعایت حق تقدم سخنران و بلندگو داخلی می باشد. همچنین در برخی از مدل‌ها قابلیت رأی‌گیری و حضور غیاب نیز قرار داده شده که به‌وسیله آن بتوان فرآیند رأی‌گیری را بدون هرگونه تقلب در جلسات برگزار نمود.
مانیتور اتاق کنفرانس به 3 دسته مانیتور ساده ، لیفت و تاشو تقسیم می شود . مانیتور های کنفرانسی نسبت به دیگر مانیتورها، دارای ظاهری شکیل تر و ابعاد باریک تر می باشد همچنین در برخی مدل ها دارای قابلیت جمع شوندگی دارد تا فضای کمتری را اشغال کند. جهت دریافت مشاوره رایگان در زمینه طراحی سالن کنفرانس و خرید تجهیزات سالن کنفرانس با کارشناسان ما با شماره تماس 42981-021تماس حاصل کنید .
دوربین کنفرانس جزء تجهیزات اصلی جهت برگزاری ویدئو کنفرانس است همچنین جهت برگزاری جلسات حضوری در سالن های بزرگ با تعداد نفرات بالا نیز استفاده می گردد . به همین منظور کیفیت دوربین های کنفرانسی در جلسات حضوری و به صورت آنلاین بسیار حائز اهمیت است . دوربین های کنفرانسی دارای قابلیت اتوترکینگ هوشمند هستند به گونه ای که دیگر نیازی به اپراتور ندارید و با روشن شدن میکروفون فرد سخنران دوربین به سمت شخص سخنران چرخش نموده و تصویر برداری می کند. دوربین های ویدئو کنفرانس دارای تمامی قابلیت های مورد نیاز جهت برگزاری کنفرانس و ویدئو کنفرانس هستند این دوربین ها دارای کیفیت تصویر Full HD ، قابلیت اتوترکینگ ، قابلیت تشخیص چهره ، بزرگنمایی بالا بدون افت کیفیت ، قابلیت چرخش به صورت افقی و عمودی و دارای زاویه گسترده می باشند.
کیفیت برگزاری جلسات رابطه مستقیم با کیفیت تجهیزات دارد زیر هرچه این تجهیزات دارای کیفیت بالاتری باشند تصاویر شفاف تر و صدا واضح تر به گوش حضار در جلسه می رسند. معمولا سیستم ویدئو کنفرانس جهت برگزاری جلسات با ظرفیت بیش از 5 نفر استفاده می شود زیرا زمانی که تعداد حضار در جلسه زیادتر می شود به دلیل فاصله ای که بین افراد با دوربین یا وبکم کنفرانسی به وجود می آید نیاز به سیستم ویدئو کنفرانس بیشتر می شود.
اسپیکرفون دارای قابلیت دریافت صدا به صورت 360 درجه با قابلیت حذف نویز و حذف صدای محیط است همچنین دارای یک عدد بلندگو داخلی می باشد و صدایی با کیفیت بالا پخش می کند و جهت برگزاری جلسات ویدئو کنفرانس گزینه مناسبی است. اسپیکرفون ها قابل حمل هستند و به‌صورت بی سیم از طریق بلوتوث ارتباط برقرار می‌کنند که این قابلیت بسیار کاربردی است. همچنین با توجه به بی سیم بودن این اسپیکرفون از شلوغی میز جلوگیری می‌کنند و قابلیت اتصال آسان از طریق بلوتوث و کلیه دستگاه های هوشمند را دارا است.
ویدئو وال ها (VIDEO WALL) از اتصال چندین نمایشگر کوچک تشکیل می شوند و می‌تواند تصاویری در ابعاد دلخواه شما ایجاد کند . ویدئو وال ها محدودیت در کارکرد ندارند و قابلیت پخش تصاویر به صورت 24 ساعته را دارا هستند ، ویدیو وال ها در مقایسه با ویدئو پروژکتور به دلیل کیفیت تصاویر بالا ، قابلیت پخش تصاویر در محیط های روشن ، نمایش تصاویر در ابعاد دلخواه در سالن های کنفرانس و همایش بیشتر مورد توجه قرار می گیرند .
با توجه به نیاز روزافزون ارگان‌ها، سازمان‌ها و شرکت‌ها در خصوص برگزاری جلسات مختلف، نیاز به یک بستر با کیفیت جهت ارتباط مؤثر تر و منظم‌تر در این جلسات بیش از پیش اهمیت پیدا کرده است. با استفاده از این بستر می‌توان به مدیریت گفتگو میان مدیران، سخنرانان یا سایر اعضای شرکت‌کننده در جلسه، تبادل اطلاعات به صورت فایل، نمایش گزارش‌ها، مانیتورینگ و... اشاره کرد. از این رو می‌توان سیستم کنفرانس را مهم‌ترین بخش از یک سالن کنفرانس در نظر گرفت. در ادامه به بررسی تجهیزات یک سیستم کنفرانس می‌پردازیم.
مانیتور کنفرانس
مانیتور کنفرانس به دو دسته مانیتور تاشو (مانیتور لپ‌تاپی) و مانیتور لیفت (مانیتور آسانسوری) تقسیم می‌شود. تفاوت عمده این دو نوع مانیتور در نوع قرارگیری آن روی میز کنفرانس است. نصب مانیتور تاشو ساده تر بوده و می‌توان آنرا هنگام استفاده یا پس از اتمام جلسه همانند لپ‌تاپ جمع کرد.
دوربین کنفرانس
دوربین‌های کنفرانس با توجه به کیفیت مورد نظر دارای ویژگی‌های متنوعی هستند. اولین تفاوت این تجهیزات کنفرانسی در نوع لنز آنها است که شامل لنزها شیشه‌ای یا پلاستیکی است. علاوه بر این کیفیت و وضوح تصویر و نرخ فریم ریت دوربین‌ها نیز تأثیر مستقیمی بر کیفیت خروجی آنها دارد. از دیگر ویژگی‌های دوربین کنفرانس می‌توان به قابلیت فوکوس (بزرگنمایی) خودکار، اتوترکینگ (Auto Tracking)، میکروفون داخلی و... اشاره کرد.
میکروفون کنفرانس
میکروفون‌های کنفرانس معمولاً شامل میکروفون کنفرانس ریاست که دراختیار مدیر جلسات و میکروفون سخنرانان که دراختیار سایرین حاضر در جلسه قرار می‌گیرد. تفاوت این دو نوع میکروفون در این است که مدیر جلسه می‌تواند مدیریت سایر میکرفون‌ها را به وسیله قطع و وصل کردن میکروفون سخنرانان دراختیار داشته باشد. این تجهیزات را از نظر نوع اتصال می‌توان به دو نوع بی‌سیم و باسیم تقسیم کرد. علاوه بر این میکروفون کنفرانس چندرسانه‌ای نیز با عملکردهای بیشتری نظیر نمایش فایل‌های تصویری، اشتراک صفحه‌نمایش خود با سایر سخنرانان و قابلیت رای‌گیری دردسترس است.
ویدئو پروژکتور
به وسیله ویدئو پروژکتورها می‌توان اطلاعاتی مانند انواع تصاویر، فایل‌های تصویری و ویدئویی، گزارش‌ها و... را در صفحه‌نمایش‌هایی با ابعاد بزرگ برای حاضرین در سالن کنفرانس به نمایش درآورد. همچنین می‌توان تصاویر زنده از سایر نقاط سالن کنفرانس را نیز به وسیله آن به نمایش گذاشت.
تجهیزات جانبی سیستم کنفرانس
سایر تجهیزات جانبی سیستم کنفرانس شامل پنل VSP، سوییچ تصویر، اسپیلیتر تصویر، سوییچ شبکه، پاور میکسر، مبدل و کابل‌های رابط و... می‌شود. این تجهیزات بسته به سالن کنفرانس و تعداد تجهیزات اصلی آن مورد استفاده قرار می‌گیرد.
ویدئو کنفرانس
سیستم ویدئو کنفرانس جهت ایجاد ارتباط تصویری و صوتی بین دو یا چند مکان مختلف مورد استفاده قرارا می‌گیرد. با استفاده از این بستر می‌توان جلساتی همراه با اشتراک محتواهای صوتی و تصویری مختلف، برنامه‌ریزی و زمان‌بندی اجرای جلسات و... برگزار کرد.اکثر تجهیزات مورد استفاده در سیستم ویدئو کنفرانس می‌تواند با سیستم‌های کنفرانس که به آنها اشاره شد، مشترک باشد.
اسپیکرفون
اسپیکرفون‌ها با مجهز بودن به میکروفون و بلندگو می‌توانند جهت برگزاری جلسات و ویدئو کنفرانس مورد استفاده قرار گیرند. مجهز بودن اسپیکرفون‌ها به اتصال بلوتوث از ویژگی‌های بسیار کاربردی است که باعث می‌شود با اتصال کامپیوترها، تبلت و گوشی‌های هوشمند به آن؛ با هر نوع از بستر و نرم‌افزارهای مرتبط با ویدئو کنفرانس نظیر Skype، Google Meet، Google Dou، Zoom، Whatsapp و سایر بسترهای ایرانی مانند اسکای روم و... به برگزاری ویدئو کنفرانس پرداخت.
با توجه به نیاز روزافزون ارگان‌ها، سازمان‌ها و شرکت‌ها در خصوص برگزاری جلسات مختلف، نیاز به یک بستر با کیفیت جهت ارتباط مؤثر تر و منظم‌تر در این جلسات بیش از پیش اهمیت پیدا کرده است. با استفاده از این بستر می‌توان به مدیریت گفتگو میان مدیران، سخنرانان یا سایر اعضای شرکت‌کننده در جلسه، تبادل اطلاعات به صورت فایل، نمایش گزارش‌ها، مانیتورینگ و... اشاره کرد. از این رو می‌توان سیستم کنفرانس را مهم‌ترین بخش از یک سالن کنفرانس در نظر گرفت. در ادامه به بررسی تجهیزات یک سیستم کنفرانس می‌پردازیم.
مانیتور کنفرانس
مانیتور کنفرانس به دو دسته مانیتور تاشو (مانیتور لپ‌تاپی) و مانیتور لیفت (مانیتور آسانسوری) تقسیم می‌شود. تفاوت عمده این دو نوع مانیتور در نوع قرارگیری آن روی میز کنفرانس است. نصب مانیتور تاشو ساده تر بوده و می‌توان آنرا هنگام استفاده یا پس از اتمام جلسه همانند لپ‌تاپ جمع کرد.
دوربین کنفرانس
دوربین‌های کنفرانس با توجه به کیفیت مورد نظر دارای ویژگی‌های متنوعی هستند. اولین تفاوت این تجهیزات کنفرانسی در نوع لنز آنها است که شامل لنزها شیشه‌ای یا پلاستیکی است. علاوه بر این کیفیت و وضوح تصویر و نرخ فریم ریت دوربین‌ها نیز تأثیر مستقیمی بر کیفیت خروجی آنها دارد. از دیگر ویژگی‌های دوربین کنفرانس می‌توان به قابلیت فوکوس (بزرگنمایی) خودکار، اتوترکینگ (Auto Tracking)، میکروفون داخلی و... اشاره کرد.
میکروفون کنفرانس
میکروفون‌های کنفرانس معمولاً شامل میکروفون کنفرانس ریاست که دراختیار مدیر جلسات و میکروفون سخنرانان که دراختیار سایرین حاضر در جلسه قرار می‌گیرد. تفاوت این دو نوع میکروفون در این است که مدیر جلسه می‌تواند مدیریت سایر میکرفون‌ها را به وسیله قطع و وصل کردن میکروفون سخنرانان دراختیار داشته باشد. این تجهیزات را از نظر نوع اتصال می‌توان به دو نوع بی‌سیم و باسیم تقسیم کرد. علاوه بر این میکروفون کنفرانس چندرسانه‌ای نیز با عملکردهای بیشتری نظیر نمایش فایل‌های تصویری، اشتراک صفحه‌نمایش خود با سایر سخنرانان و قابلیت رای‌گیری دردسترس است.
ویدئو پروژکتور
به وسیله ویدئو پروژکتورها می‌توان اطلاعاتی مانند انواع تصاویر، فایل‌های تصویری و ویدئویی، گزارش‌ها و... را در صفحه‌نمایش‌هایی با ابعاد بزرگ برای حاضرین در سالن کنفرانس به نمایش درآورد. همچنین می‌توان تصاویر زنده از سایر نقاط سالن کنفرانس را نیز به وسیله آن به نمایش گذاشت.
تجهیزات جانبی سیستم کنفرانس
سایر تجهیزات سیستم کنفرانس شامل پنل VSP، سوییچ تصویر، اسپیلیتر تصویر، سوییچ شبکه، پاور میکسر، مبدل و کابل‌های رابط و... می‌شود. این تجهیزات بسته به سالن کنفرانس و تعداد تجهیزات اصلی آن مورد استفاده قرار می‌گیرد.
ویدئو کنفرانس
سیستم ویدئو کنفرانس جهت ایجاد ارتباط تصویری و صوتی بین دو یا چند مکان مختلف مورد استفاده قرارا می‌گیرد. با استفاده از این بستر می‌توان جلساتی همراه با اشتراک محتواهای صوتی و تصویری مختلف، برنامه‌ریزی و زمان‌بندی اجرای جلسات و... برگزار کرد.اکثر تجهیزات مورد استفاده در سیستم ویدئو کنفرانس می‌تواند با سیستم‌های کنفرانس که به آنها اشاره شد، مشترک باشد.
اسپیکرفون
اسپیکرفون‌ها با مجهز بودن به میکروفون و بلندگو می‌توانند جهت برگزاری جلسات و ویدئو کنفرانس مورد استفاده قرار گیرند. مجهز بودن اسپیکرفون‌ها به اتصال بلوتوث از ویژگی‌های بسیار کاربردی است که باعث می‌شود با اتصال کامپیوترها، تبلت و گوشی‌های هوشمند به آن؛ با هر نوع از بستر و نرم‌افزارهای مرتبط با ویدئو کنفرانس نظیر Skype، Google Meet، Google Dou، Zoom، Whatsapp و سایر بسترهای ایرانی مانند شوکا، اسکای روم و... به برگزاری ویدئو کنفرانس پرداخت.